Excel操作技巧,最新Word及Excel操作技巧

来源:http://www.020tL.com 作者:科技资讯 人气:95 发布时间:2019-09-17
摘要:技巧1:1张纸上打印多页内容 不管是在打印机上还是在绘图仪上对图纸进行严格的1:1打印都是毫无问题的,严格按图纸标题栏标明的比例打印是设计人员应该养成的好习惯。下面叙述

技巧1:1张纸上打印多页内容

不管是在打印机上还是在绘图仪上对图纸进行严格的1:1打印都是毫无问题的,严格按图纸标题栏标明的比例打印是设计人员应该养成的好习惯。下面叙述严格按比例打印的方法和设置。

 

 

很多时候,我们需要打印一些临时性的参考资料出来供大家查阅,而这些资料又没有必要长期保存,为了节约纸张,可以设置在一张纸上打印2页内容。

在模型空间绘制完图形后在布局空间(即图纸空间)打印(模型空间和布局空间的切换见窗口左下方的按钮)。为方便打印和与他人交流,可以在模型空间的图框内按比例绘制图形,而在图框外留一份1:1的图形,这样做的目的主要是文字和标注的需要,如果有更好的方法当然可以采用。注意:图框外的图纸边界也需画出(即纸的边界)。

2.1.1 从Word表格文本中引入数据

设置的方法是:

布局打印模板的设置:可以在同一张图纸内设置各种图幅的打印模式,比如A4、A3、A2、A1、A0等。现以纵置A4图幅为例,其他图幅照此办理。

1、即时取消Word的后台打印:当我们刚刚编辑完一篇文档按了打印命令后,后来又不想打印当前的文档了,那么怎样才能即时取消后台打印任务呢?一般来说,大家在发出打印任务后,程序会自动将打印任务设置为后台打印,同时在状态栏上出现打印机图标,打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。要想即时取消后台打印任务的话,大家只要用鼠标双击打印机图标就可以了。
2、Word 2003让文字随文本框大小变化:当我们在用Word进行文档编辑时,经常需要用文本框来实现一些特殊的应用,比如在文本框中输入文字来达到特殊效果,但有个问题是,当我们在文本框中输入文字并调整了文本框的大小后文字并不会跟着变化。其实我们可让文本框里的文字大小随文本框大小“同步”变化;单击选中该文本框,然后选择“剪切”,再执行菜单“[编辑]—[选择性粘贴]”,在粘贴形式中选择“图片(增强型图元文件)”,现在再拖动文本框看看,是不是可以随意改变文字大小了。
3、Word 2003/2007快速切换英文大小写:在Word中输入英文句子时,一般每个单词的第一个字母都是大写,通常的输入方法就是输入第一个字母时就要进行一次大小写切换。这样很麻烦。不妨全部输入小写字符,然后选中所有单词,按一次组合键“Shift+F3”试试,是不是每个单词的第一个字母都变成了大写?再按一次试试,所有的字母都变成了大写!再按一次,又变了小写。原来,组合键Shift+F3是个英文大小写切换键,充分利用这个组合键,以后输入英文就方便多了。
4、Word 2003/2007 Word表格中“Shift+Alt+方向键”调整行序:Word表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率,比如“Shift+Alt+方向键”组合,非常有用,用“Shift+Alt+上(或下)方向键”能够调整文档中段落的顺序,也可以调整Word表格中的行序。方法是:将插入点置于要调整行的任意一个单元格内(或行尾段落标记前),按下“Shift+Alt”键,然后按上下方向键,按“向上箭头”键可使该行在表格内向上移动,按“向下箭头”键可使该行向下移动。
5、Word 2003剔除试卷中的选择题答案:如果想在Word 2003中去掉选择题后括号内已有的答案,可按下面的步骤操作:按“Ctrl+H”组合键打开“替换”对话框,在“查找内容”框中输入“(^$)”,在“替换为”框中输入“()”(括号中间有空格),单击“全部替换”按钮即可。但“$”只能表示一个任意的字母,即以上操作只能剔除单选题中的答案,若为多项选择题,可在查找时依次加入多个“$”来进行查找并替换。
6、Word中英文字体“区分对待”:在一篇中英文混排的Word文档中,经常需要将文档中的字体格式统一为诸如“中文为楷体四号字,英文为Arial UnicodeMS体”之类的具体形式,该怎样快速而准确地完成该任务呢?好办,以下我们以Word 2003为例说明具体操作过程:1)打开所需要的Word文档,然后在“编辑”菜单中,单击“全选”命令以选中整篇文档;2)在“格式”菜单中,单击“字体”命令;3)单击“字体”选项卡,然后在“中文字体”框中选择“楷体”;在“字号”框中选择“四号”;在“西文字体”框中选择“Arial UnicodeMS”;单击“确定”按钮。现在,文档中所有英文被设置为Arial UnicodeMS体,而所有中文被设置为楷体,但中英文的字号皆被设置为四号字。
7、去除来自“记事本”的自动换动符:很多人习惯打草稿用“记事本”,然后复制到Word中进行排版编辑。但大家多将“记事本”程序设置为自动换行,而将其中的文本拷贝到Word中会出现一种奇怪的换行符号,利用Word的“查找和替换”中的“[特殊格式]—[标记](即^P)”来查找替换这些换行符往往无效。这里你可以尝试在“查找和替换”中将“查找内容”设置为“^13”(不含双引号),“替换为”项中不输入任何内容,然后全部替换即可去除来自“记事本”的自动换行符。
8、如何删除WORD文档所有空格空行: 1)去多余空行――在“编辑”菜单中选择“替换”,在弹出对话框的“查找内容”中输入^p^p,在“替换为”中输入^p(这里^和p都必须在英文状态下输入),然后单击“全部替换”即可(可以多次单击“全部替换”,直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”);2)去多余空格――在“编辑”菜单中选择“替换”,在弹出对话框的“查找内容”中输入一个空格,在“替换为”中什么也不输入,然后单击“全部替换”即可(可以多次单击“全部替换”,直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”)。
9、一键选中超链接文本:在Word文档中如果要想选中带有超链接的文本,通常我们使用鼠标拖动的方法,但这种方法选中的效率很低,有没有更高效的方法呢?答案是肯定的。其实只须将插入点定位到超链接文本的前面,然后再按下键盘上的Delete键就可以实现一键选定了。
10、快速撤销自动画布:当在Word 2007中绘制图形或插入“文本框”时,在编辑区域总会自动弹出一个“在此处创建图形”的绘图画布,如何撤销该画布呢?方法一:当出现画布时,在画布范围之外的区域绘制图形,画布便自动消失;方法二:当出现画布时,按“Ctrl+Z”组合键,画布自动撤销;方法三:单击“[Microsoft Office按钮]—[Word选项]—[高级] ”,在“编辑选项”中,不选择“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”项,“确定”后完成设置。
11、生僻字录入并不难:1)利用Word中的插入符号法:比如我们要输入“朐”,先打开Word,输入“月”字并选中它,依次单击“插入—符号”,在弹出的窗口中把“字体”定为“普通文本”,“子集”定为“CJK统一汉字”,就可以看到许多有“月”部首的汉字(如图1),从中可以找到“朐”字,双击这个汉字就可输入;2)用“微软拼音”输入法中的手写板来输入:切换到微软拼音输入法,单击“选项”(即右下脚倒三角按钮),勾选“输入板”,那么在输入法状态中便会多出一个“开启/关闭输入板”切换按钮,单击该按钮,弹出“手写识别”窗口,这样我们就可以将鼠标当成笔在左侧窗口中书写生僻汉字了,双击中间窗口得到的汉字“朐”即可输入。
12、Word 2007快速分割表格:可以把光标定位到需要分离的表格内容的最后一行,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键,这样整个表格就会被一分为二,并且两个表格中间会自动加入一个空行,可以输入其它内容。
13、Word提示mso.dll无效:可能是你的Word软件由于某种原因出现故障,比如被病毒破坏了。如果你的Word还能打开,可以点工具栏的“[帮助]—[检测并修复]”来修复Word。如果不能,你可以在[控制面板]—[添加/卸载程序]中,找到Office,更改,选择修复,要提前准备好Office的安装光盘或者文件夹,如果是光盘要确保光盘完好,如果修复不了就卸载Office,然后重新安装。
14、Word2007手动找回自动保存文件:如果突然遇到停电等突发事件在Word2007怎么也找不到关机前自动保存的文件,可以在“C:documents and settings<usename>Application DataMicrosoftWord”文件夹找找自动保存文件。平时在写文档的时候最好把自动保存时间设置为1分钟,这样可以减少很多麻烦。
15、Word 2003/2007快速制作填空题下划线:先在填空题空白处输入试题中不含的特殊字符(如~、&)等,然后按Ctrl+H组合键打开“替换”对话框,在“查找内容”栏输入刚才的特殊字符,在“替换为”栏中输入几个空格,并打开“高级”选项,在“格式/字体”对话框里将“下划线线型”选择为“单实线”,然后点击“全部替换”按钮,即可将特殊字符替换为带下划线的空格,快速制作出填空题的填空部分。
16、更改Word2007默认保存格式:Word2007默认保存格式为docx,低版本的Word要想识别必须安装兼容补丁,单击“[Microsoft Office按钮]—[Word选项]—[保存] ”,在“保存文档”中,从“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档(*.doc)”,单击“确定”后退出,以后所有新建文档默认保存格式便为doc。此法同样适用于Microsoft Office2007的其他组件。
17、也谈Word中纵向选定文本:将光标放在需要选定的纵向文字块的左上方,然后用左手按住Alt键不放,用右手将鼠标向纵向块文字的右下方拖动,即可纵向选定文字。
18、Word 2007巧用快捷键插入公式:在使用Word 2007编辑文档时,通常大家都是切换到“插入”选项卡,然后单击“符号”组的“公式”按钮,再进行公式编辑。其实,无论当前为何选项卡,要在文档中插入公式时,只需要按下“Alt+=”键即可进行公式编辑。
19、Word 2007表格倒着建:通常大家都是先创建好表格,然后再输入内容。但是,有时创建表格事先没有规划好,所以出现输入内容时才发现行或列不够用了或者太多了的情况。其实,你可以改变一下顺序,即先输入表格内容,只是在输入内容时,请以空格识别“列”,以回车键识别“行”。然后,选中输入的表格内容,再单击“插入”选项卡,单击“表格”组中的“表格”下的三角箭头,单击“插入表格”,则一个表格就形成了。
20、Word中微调图片位置:在Word文件中插入图片(文本框)后,有时候要求对它进行细微的位置调整,只需把图片设置为四周型(紧密型),按住Ctrl键同时按方向键,即可对图片进行上下左右微调。也可以按下“Alt+鼠标左键”进行微调。
21、在Word表格的最后添加一行:在表格最后添加一行,只需将光标移到表格的最后一个单元格中,按“Tab”键即可快速插入一行。
22、快速预览Word文档:我们知道在查看图片文件时,可以选择缩略图模式,这样所有图片都可以以缩略图的形式显示出来,使用非常方便。在浏览Word文档的时候,如果也能够预览其中的内容就好了,特别是在大量文档中查看某篇文章的情况下。其实,方法还是有的,启动Word软件后,单击执行“[文件]—[打开]”命令,在弹出的对话框中定位到目标文件夹,然后选定其中的某个文件,再单击“视图”按钮右侧的倒三角形按钮,在弹出的菜单中选择“预览”选项,在下面的窗口中就会显示文章的内容。
23、Ctrl键配合鼠标翻页键的妙用:在Word2003/2007文档中,按住Ctrl键,同时滚动鼠标的翻页键(又叫鼠标中键),可以放大或缩小文本,页面想多大就多大,也可以多页打印预览,在屏幕上显示多页。当页面比较小时会在屏幕上显示多页,如果是一本书可清晰地看到文档的脉络和结构。比如,标题及级别关系,章节,错别字。如果出错,把光标定位在出错处可立即修改,不用点来点去,省去不少时间,也可进行文字和图形的插入,非常方便。
24、Word表格巧调列宽:在编辑Word表格时,大家通常都是拖动表格线来调整列宽。其实,如果在拖动表格线时,配合使用不同的按键,可以达到不同的目的。按住Ctrl键的同时拖动,表格线左边的列宽改变,增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担,整个表格的宽度不变;按住Suift键的同时拖动,只改变表格线左方的列宽,其右方的列宽不变,整个表格的宽度将有变动;按住Alt键的同时拖动,标尺上会显示出各列的宽度,其拖动结果与普通拖动方法相同。
25、“锁定”Word2007每次打开的默认字体大小:用Word2007来进行文档编辑,但是每次打开后字体默认大小都是五号,每次都还得手动去切换一下,变为常用的四号字大小,要是能打开文档后默认的字体大小为四号就方便了,其实在文档编辑区域空白处右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“字体”打开字体设置窗口,设置好字体和字号大小为“四号”,然后点击左下角“默认”按钮,在弹出一个新对话框中单击“是”后退出。好了,以后打开新文档就是按照你设置的字体和字号啦,不用再去手动切换一次。
26、Excel 2003/2007如何快速选定可见单元格:我们在使用Excel进行数据的分类汇总过程中,常常需要复制粘贴汇总后的数据项,但是当我们直接选定并复制相应的数据区域到另外一个工作表中粘贴时,却发现原来隐藏的数据项全部显示出来了,复制粘贴其他含有隐藏数据列的数据区域时,也会出现这种问题。手动删除表中的多余数据项,未免有点麻烦,这时我们可以先选定相应的数据区域,然后依次执“[编辑]—[定位]—[定位条件]—[可见单元格]”命令(Excel 2003)或执行“[开始]—[查找和选择]—[定位条件]—[可见单元格]”命令(Excel 2007),快捷键均为“Alt+;”,选定可见单元格,然后再执行复制粘贴命令,就不会再出现隐藏的数据列了。
27**、Excel 2003/2007防止你的公式被别人改动:如果你制作的表格中输入了公式,常常被别人搞得面目全非,让你十分头痛,没关系,你可将它们保护起来。1)先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标,选定整个工作表;2)打开“单元格格式”对话框,进入“保护”标签,清除“锁定”前面复选框中的“√”号,解除对整个工作表的锁定;3)执行“[编辑]—[定位]”命令,打开“定位”对话框,单击“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框,选中“公式”选项后,确定退出,选中工作表中所有包含公式的单元格;4)再次进入“保护”标签,在“锁定”前面的复选框中加上“√”号,确定退出;5)执行“[工具]—[保护]—[保护工作表]”命令,打开“保护工作表”对话框。输入密码(密码需要确认一次)后确定退出,公式就被锁定而不能修改了。 28**、用数据有效性限制重复数据录入:在Excel中录入数据时,有时会要求某列或某个区域的单元格数据具有唯一性,如身份证号码、发票号码之类。但我们在输入时有时会出错致使数据相同,而又难以发现,这时可以通过“数据有效性”来防止重复输入。例如我们要在A1:A22来输入身份证号,我们可以先选定单元格区域A1:A200,然后单击菜单栏中的“数据”—“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,在“设置”选项下,单击“允许”右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中,选择“自定义”选项,然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)=1”(不包括引号),选“确定”后返回。以后再在这一单元格区域输入重复的号码时就会弹出提示对话框了。
29**、在Excel中快速检索大量数据:很多读者在Excel的使用中都碰到过这样的问题:在Excel中,如何在一个工作表中检索出与另一个工作表中相同的数据?数据量小倒没有什么,但如果要在一个成百上千行的数据中找出上百个没有规律的数据,那可是一件比较麻烦的事。例如笔者学校最近进行学生资料造册工作,很多老师都在苦恼,有没有办法将手中的200名学生名单在学校总的学生名册(3000人的Excel工作表)中快速找出来?这个时候,使用Excel的粘贴函数VlookUp( )来搜索表区域首列满足条件的元素,确定待检索单元格在区域中的行序号,再进一步返回选定单元格的值。操作步骤:第一步,将需要检索的学生“姓名”列置于“子表”工作表的首列;第二步,在“总表”工作表的姓名列(B列)后插入一空列(C列),用于显示检索结果,如检索到数据就显示该学生的姓名;第三步,在C2单元格中输入公式“=VLOOKUP(B2,子表!A$2:A$201,1,FALSE)”;如果在“子表”工作表中检索到B2单元格的值,则在C2单元格中显示B2的姓名,否则显示信息“#N/A”;第四步,拖动C2单元格的填充柄复制公式到C列的其它单元格;第五步,对C列升序进行排序,即可在“总表”工作表中检索出“子表”工作表中的全部记录。
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30**、Excel中巧妙输入分数:事先将Excel单元格设置为“分数”格式,即可在其中输入分数数据。除此以外,可以在“常规”单元格中按“0”+“空格键”+“分数”的格式输入分数,如输入的“0□2/3”( □表示空格)即可显示“2/3”,并按15位的数字精度进行数据处理,不过,此法输入的分母不能超过99,否则输入结果显示为0。
31**、拒绝Excel2007计算错误:有些Excel2007表格项的数据按要求仅需保留1位小数,但计算后发现,得数为计算结果不符。例如:1.44和1.21,保留1位小数显示为1.4和1.2,求和计算后显示2.7(应该为2.6)。解决的办法是:单击“[microsoft Office按钮]-[Excel选项]—[高级]”,找到“计算此工作簿时”,选择“将精度设为所显示的精度”项,“确定”后单元格的计算将按照屏幕上显示的值进行。 32**、“对称”图表轻松搞定:Excel2007在图表设计方面增添了许多立体感强、样式美观的“柱形图、折线图、饼图”等图表,图表样式已经能满足绝大多数环境下的需要,但仍有许多不完美之处。例如笔者公司领导要求设计出一张能直观反映员工工作进展情况的图表,并且用草稿画出了图表草图(如下图),要求用Excel设计制作出他需要的图表。虽然Excel2007并没有提供对称性图表样式可供选择,但获得这样的效果还是很轻松的。1)在Excel2007选中要制作成图表的数据,点击“插入”标签卡中“图表”选项卡右下角的“创建图表”扩展按钮,打开“插入图表”对话框,选择“条形图”中自己喜欢的一款条形图样式后点击“确定”按钮;2)用鼠标点击选中刚插入的图表中最下方的“水平(值)轴”,右击执行“设置坐标轴格式”命令,打开“设置坐标轴格式”对话框,将“坐标轴选项”中的“最小值”设置为“固定:-100”;3)在“设置坐标轴格式”对话框中切换到“数字”标签卡,将“数字类别”设置为“自定义”项,“类型”为“#,##0;#,##0”项;[小提示:如果“类型”中没有“#,##0;#,##0”项供选择,你可以在“格式代码”中输入此项并按下“添加”按钮完成添加操作,通过此自定义的数字格式可以将当前的主坐标轴刻度值相统一,使得图表更具直观可读性。]4)通过鼠标单击图表中任一数据条柱形来选中所有同一颜色的数据条柱形,右击执行“设置数据系列格式”命令,在“系统选项”标签中将“系列绘制在”项选择为“次坐标轴”,按下“关闭”按钮;5)点击选中图表上方刚出现的“次坐标轴 水平(值)轴”项,右击执行“设置坐标轴格式”命令,同样将“坐标轴选项”中的“最小值”设置为“固定:-100”,同时切换到“数字”标签卡中勾选“逆序刻度值”项,最后按下“关闭”按钮,查看一下你的“对称性图表”(如下图)是不是已经大功告成了。
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33**、极速“快打”工资条:大多数工资条是通过函数等方法来实现,我觉得还是很麻烦,不容易记住,也不方便使用,最近我找到一种方法非常快捷有效,方法如下:1)打开工资表,复制第一行工资项目名称行到最后一个人员行下面,有多少人就复制多少行工资项目名称行;2)在最左侧插入1列,在这列中插入数字按2、4、6的方式,直到最后一个人员:接着在工资项目名称行插入数字1、3、5的方式,直到最后一行;3)按新插入列升序重排工资表,这样工资项目名称行就自动排在了每个人的上一行,然后删除或隐藏这一列,打印即可。 34**、用函数快速归类姓名编码:在Excel2007中,CHAR函数和CODE函数的功能是相对应的,前者返回对应于数字代码的字符,后者则返回文字串中第一个字符的数字代码。譬如CHAR(65)等于“A”, CODE“A”等于65。对于汉字而言,以“啊”为例,则有CHAR(45217)等于“啊”, CODE(“啊”)等于45217。45217其实对应的是“啊”的内码,该内码可以根据汉字的区位码通过公式计算而得到。反之,知道了汉字的内码,也可以计算得到汉字的区位码。还是以“啊”为例,该汉字的区号的计算公式为INT(CODE(“啊”)/256)-160,位号的计算公式为MOD(CODE(“啊”),256)-160。对于文中的报名表格,可以在“编码一”列下的B4单元格输入公式“MID(A4,1,1)&(INT(CODE(MID(A4,1,1))/256)-160)*100+(MOD(CODE(MID(A4,1,1)),256)-160)”,并将该公式复制到同一列的其他单元格,在得到姓名中的第一个汉字的同时也得到了该汉字的区位码。其他两列进行类似处理即可,效果如下图所示。
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35**、数字前面有“0”也能算:在Excel2007“单元格格式”设置框中,将数字格式设置为文本时,可以在单元格输入前面有“0”的数字,但这样输入的数字不能进行计算。我们可采用下面的方法输入能计算的数值;选中单元格,点击“[格式]—[单元格]”,单击“数字”标签,在左边的“分类”中选择“自定义选项”,在右边的“类型”中选择“0”,这时“类型”编辑栏中出现“0”。根据自己要在单元格中输入的位数,如“00001”5位,在编辑栏中输入5个0,点击“确定”后,在单元格中就可以输入前面有“0”并可以计算的数字。 36**、快速定位“超长”行数据:1)假如一个Excel工作表真有10000行,如果第1列第8936行的数据需要修改,怎么办?无论用鼠标拖滚动条,还是用键盘上的翻页键,都需要很长时间,这时我们可以按住“Shift”键,然后用鼠标拖动“滚动条”,就会很快定位到所需要修改数据的这一行;2)在Excel当前工作表名称框中输入A8937并按下回车键。名称框在编辑栏的左端,是公式框的左邻;3)若要定义一块矩形区域,可在“引用位置”输入“C5883:H5888”;4)要定位到多个不连续的单元格,可在“引用位置”输入“C5883,F5891,H6078”。
37**、快速设置Excel表格阴影间隔效果:如果Excel 2003/2007表格中的记录比较多,设置表格的阴影间隔效果不仅起到美化表格的作用,同时还可以方便地查询表格中的信息。设置的方法是:选中表格中的数据区域,单击“格式”菜单中的“条件格式”命令,在“条件1”的列表中“公式”,输入公式=“MOD(ROW()-1,2)=1”(公式的含义是:如果表格只有1行标题,那么从表格的第2行开始,每间隔1行设置阴影间隔效果,可根据自己的需要更改)。按下来就可以指定满足条件行的阴影填充的颜色了,单击对话框中的“格式”按钮,在“图案”选项中选择一种填充颜色,确定后就可以看到阴影间隔设置的效果了。如果用户希望偶数行使用背景色的话,只要将公式“=MOD(ROW(),2)=1”换成“=MOD(ROW(),2)=0”即可,如果需要改变每列的颜色,可以将公式中的“ROW()”换成“COLUMN()”即可。
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38**、Excel 2003/2007不连续单元格快速输入相同内容:在Excel软件中输入信息的时候,如果是连续的单元格可以通过拖动填充柄的方法快速输入相同或者有规律的数据。如果单元格不连续,填充的方法就无法奏效了,不过我们可以通过下面的方法快速输入相同的信息。首先,按住Ctrl键的同时,点击鼠标左键选中输入内容相同的所有不连续的单元格,然后敲击键盘输入单元格的内容,最后按下“Ctrl+Enter”组合键,选中的所有单元格都会填充为用键盘输入的内容。
39**、Excel 2003/2007快速调整多个工作表中字体大小:在实际工作中,需要调整单个工作表中字体大小,可直接选择工具栏上的字体大小值来调整,而如果有多个工作表需要调整字体大小,操作显然就比较麻烦了。现在告诉大家一个小技巧,就可以快捷调整多个工作表中字体大小:按住“Ctrl+Shift”组合键,用鼠标左键分别单击各个工作表页签,使之设置为选择状态,放开Shift键,滑动鼠标中间键(滑轮)可以调整字体的大小,向前滑动滑轮可增大字体大小,而向后滑动滑轮可减少字体大小。 40**、Excel 2003/2007不用工具直接给Excel表格截图:有时候,我们需要用截图工具把Excel中的某个表格截取下来,然后插入到Word文档中。其实不用截图工具就可以直接截取Excel表格。首先选定需要截图的Excel单元格区域,然后按住Shift键同时打开工具栏中的“编辑”菜单,这时其下拉选项中原来的“复制”命令,已经转变为“复制图片”的命令,选择该项即可将选定的Excel区域复制为图片,最后在Word中用“粘贴”命令完成截图的插入。
41**、Excel快速制作横幅大字:目前,用于宣传的横幅上的大字主要是通过到文印店里去印刷喷绘、投影设备投影描字和自己动手刻字三种方法来制作。如何让我们身边常用的普通打印机,打印出横幅大字呢?运用Excel拼合方式就能快速制作相当专业的横幅大字。打开Excel 2003,点击菜单中的“[文件]—[打印预览]”或者直接点击工具栏中的“打印预览”按钮,同时把窗口显示比例调整为25%,用鼠标随意选定4张页面,依次点击“[文件]—[打印区域]—[设置打印区域]”菜单命令,然后点击工具栏上的“打印预览”按钮,在预览窗口上方点击“分页预览”按键,此时所选定的区域会按顺序自动生成第1页至第4页且默认为A4纸幅面。选定范围设置完成后,在Excel2003中插入一个艺术字,如“热”字(如图),同时选择好字体,将艺术字移位至蓝色线条范围内,并设置字体大小确保将高度和宽度设置在两张A4纸相加的宽度和高度范围的打印区域内,并稍作调整。以上操作完成后,保存成模板,以后只要制作横幅大字,调用该模板,通过双击修改相应的文字,点击“打印”按钮将大字的每个部分打印出来,将它们拼好就能获得一个完整的大字,然后用少许固体胶将它粘贴在裁好的铅化纸上,用刻刀和尺子相配合将大这刻出来,将字取相等间隔摆放好,用大头针别在横幅上,即可制作出专业的横幅了。 42**、Excel2007 Excel中简单设置横向输入:在Excel2007简单设置一下就可以让你按下回车键光标就自动跳转到横向相邻的单元格去,在Excel里单击“[工具]—[选项]—[高级]”,选中“按Enter键后移动所选内容”,在右边小选项里你可选择向上/向下/向左或向右,单击确定后就可以按照你习惯的方式来跳转单元格了。
43**、将Excel表格以图片形式插入到Word中:很多时候需要在Word中插入Excel数据表格,如果直接在Excel中复制,在Word中粘贴,将会以表格形式在Word中出现,给排版造成一定的困难。如果在Excel中复制后,在Word的菜单栏中选择“[编辑]—[选择性粘贴]”,选择“图片(增强型图元文件)”,就可以快速实现将Excel数据表格以图片形式插入到Word中,此方法同样适用于PowerPoint。 44**、妙用双轴图表多组数据变化更明显:有时候需要在一个Excel图表中呈现多组数据可能会遇到一些问题:如果同时呈现销售额和增长率,但销售额数值比较大,而增长率则通常小于1,这样当这样两组数据出现在同一个图给中时,增长率的变化趋势就无法在图表中体现出来,此时我们可以借助Excel的双轴图表来处理。双轴图表就是一个图表中有两个纵坐标,分别用来标记不同的数据系列。下面我们就以一张只包含销售额和增长率的简单工作表为例来讲解Excel双轴图表的制作。在准备好的工作表中插入一张图表。在插入选项卡的图表组中单击折线图,在下拉列表中选择带数据标记的二维折线图。之所以选择折线图是因为这样便于在图表中选中增长率系列。插入图表后,我们可以看到增长率这个数据系列由于数值过小,在图表上显示为一个横排,无法呈现出其变化趋势。因此,我们需要在图表中另外增加一个纵坐标,来单独标记它。单击选中图表中的表示增长率的点,右键单击它,选择“设置数据系列格式”。在弹出的对话框中,将“系列选项”中的“系列绘制在”改为“次坐标轴”,单击“关闭”退出对话框。一个新的纵坐标就出现在图表的右侧,它用于单独标记增长率。此时,增长率的变化趋势就完全体现在图表中了。至此,一个双轴图表就基本制作好了。不过,由于两个数据系列采用同一种图形类型,且互相交错在一起,这多少会影响到图表的效果。为此,我们需要给销售额系列换一个图表类型。单击选中销售额图表系列,切换到“图表工具”的“设计”选项卡,单击“更改图表类型”,选择“簇状柱形图”。一个泾渭分明的双轴图表就呈现在我们面前了。
小技巧:如果增长率的值太小,以至于在图表中无法显示出来,此时用鼠标单击选中它就有些困难,对此,我们可以这样做:先选中销售额系列,再通过键盘上的向上或向下方向键在图表中的不同对象之间进行切换,直到切换到增长率系列为止。
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45**、快速“录入”带斜线的零:大家知道,数字0和字母O在计算机中长得非常相似,有时,为了便于区别这两个字符,我们可以给数字0中间加一条斜线。那么,如何在Excel中给数字0中间加条斜线呢?教大家一招,选按常规方法在单元格中录入带有数字0的数据,然后,选中单元格,在字体下拉列表中选择Consolas字体即可。 46**、Excel中快速录入26个英文字母:大家知道,在Excel中可利用填充柄快速向表格中输入序列,如果我们想输入英文字母序列,该怎么办呢?其实我们可以利用函数来实现26个英文字母的自动填充。在A1单元格中输入公式“=CHAR(65+ROW()-1)”(A对应的ASCⅡ码为65),然后向下拖动填充柄即可。如果需要输入小写字母序列,只需将公式中的65换为97即可。
47**、清除Excel数据时“跳过”隐藏单元格:在清除Excel单元格数据时,我们常常会发现选区中包含了隐藏的行或列,如果我们清除了选择区域的数据,则选择区域中被隐藏的行或列中的数据也会同时被清除。如果不想清除隐藏区域中的数据该如何操作呢?我们可以选中要清除的数据区域,然后按“F5”键,再在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,接着再在对话框中点选“可见单元格”,单击“确定”,然后按Delete键清除数据,最后显示被隐藏的Excel行或列。怎么样?隐藏数据一个都不少,都被“跳过”去了吧。 48**、在Excel中快速选定行和列的数据:在Excel中如果想选中一列(或一行)数据,而且这一列(或行)的数据又较多,我们一般是先选中第一个数据然后向下(或向右)拖动滚动条,再按住Shift键点击最后一个数据。当然也可以直接点击列标(或行标)选定,不过这样就会包含下面(或右侧)多余的空格。这里有一个简单快速的方法:选中行(或列)第一个数据,然后左手两指同时按下Ctrl+Shift键,再用右手按向下(或向左)的箭头键,则可以选中这一列(行)所有的数据,并且不包含多余的空格。
49**、让Excel2003自动选择输入法:在Excel中输入大量中英文混杂的数据时,切换输入法会大大影响速度,怎样让Excel自动选择输入法呢?其实Excel可以根据要输入的内容自动切换输入法,设置方法是:1)选中使用某种输入法的一个或多个单元格,然后启动需要的输入法;2)单击菜单上的[数据]—[有效性],打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡;3)在“输入法模式”选项卡的“模式”下拉列表中选择“打开”。最后单击“确定”按钮保存设置。此后,只要选中已设置输入法的单元格,无论当前使用的是哪种输入法,你需要的输入法都会自动选择,用起来非常方便。 50、分数段统计我有办法:考试结束老师们都要对学生的考试成绩进行分析。各分数段人数的统计是其中一项必做的工作。在Excel中,怎样快速准确地统计分数段人数呢?以下的方法也许能对此有所帮助。先看看原始的学生成绩差。五门功课的成绩分布在C2:G6单元格区域。 1**)利用COUNTIF函数:COUNTIF函数可以统计单元格区域内满足指定条件的单元格数目,所以用来统计分数段人数顺理成章,我们用它来统计C列的语文成绩分数段。如下图所示,我们需要在N2单元格统计语文分数在90分以上的学生数。那么只需要在N2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:C6,”>=90”)”就可以了。其含义就是统计C2:C6单元格区域中满足大于等于90的单元格数目。所以,要统计80分至89分这一段的学生数,那么就需要输入公式“=COUNTIF(C2:C6,”>=80”)- COUNTIF(C2:C6,”>=90”)”。很明显,大于等于80分的人数减去大于等于90分的人数正是我们想要的人数。其他分数段可以依次类推。
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请问可以将Word表格的文本内容引入到Excel工作表中吗?具体如何实现?

按组合键切换到选项页面,在打印机设置区域中,单击最下面的下拉列表框,选择其中的选项,再执行打印操作,即可将当前文档每2页内容打印到1页纸上。

1)在模型空间绘制图纸完成后,鼠标左键点击窗口左下方“模型”按钮右侧的“布局1”按钮切换到布局空间。在“布局1”按钮上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选“重命名”,输入“A4”(当然也可以随意输入其他,取决于个人爱好)。

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2**)利用FREQUENCY函数:这是一个专用用于统计单元格区域中数据的频率分布的函数,用它来统计分数段自然名正言顺。以D列的数学成绩的统计为例。我们先在M2:M5设置好分数段,再在L2:L5单元格区域设置好各分数段的分隔数(即为该分数段的上限数字),在编辑栏输入公式“=FREQUENCY($D$2:$D$6, $L$2:$L$5)”,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键确认,即可在公式的两端添加数组公式的标志“{}”,同时可以看到分数段的人数已经统计完成了。需要注意的是公式输入完成后必须按“Ctrl+Shift+Enter”组合键确认以产生数组公式,而且数组公式的标志“{}”也不可以手工输入。
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3**)利用DCOUNT函数:DCOUNT函数平时我们不常用,它可以从满足指定条件的数据库记录的字段中计算数值单元格数目。这话听起来似乎不太容易懂,但用它统计分数段是很不错的,比如统计E列的英语成绩。我们需要事先做一个设置,如下图所示。以统计80分至89分人数为例:我们需要在Q16和R16单元格分数输入“英语”(必须与原始成绩表的列标题一致),然后在Q17和R17单元格分别输入“>=80”,“<90”。这四个单元格是作为指定条件使用的,在N16单元格输入公式“=DCOUNT($E$1: $E$6,”英语”,Q16:R17)”,完成后按下回车键就可以得到正确结果了。要注意的是公式中第一个参数为成绩所在单元格区域,必须包括列标题。依次类推。统计其他各分数段人数,只需要改变一下公式中第三个参数,即条件所在的单元格区域就行了。
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4**)利用SUM函数:SUM函数是用来求和的,这地球人都知道。但是,它也可以用来进行多条件计数,所以也可以用来统计分数段。当然,还得借助于数组公式才行。以F列的理论成绩为例。如下图所示,在N24单元格输入公式“=SUM(($F$2: $F$6>=90)*($F$2: $F$6<=100))”,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键产生数组公式,就可以得到大于等于90分且小于等于100分的学生数了。同样,数组公式“{=SUM(($F$2: $F$6>=70)*($F$2: $F$6<80))}”可以得到70-79分这一段的人数。其他各分数段可以依次类推。
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5**)利用SUMPRODUCT函数:SUMPRODUCT函数可以返回数组或区域的乘积之和,所以正好可以用它来统计分数段。以G列的实践课为例。如下图所示,要统计90分以上的人数,那么可以在N30单元格输入公式“=SUMPRODUCT(($G$2: $G$6>=80)*($G$2: $G$6<=90))”,其他依次类推就行了。
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51、在打开文档前预览文档:1)单击“Office按钮”,然后选择“打开”命令,弹出“打开”对话框;2)选中需要预览的文档,然后单击对话框右上角的“视图”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“预览”命令。选择“预览”命令后,在“打开”对话框的右侧就会显示出该文档的内容。
52、更改显示“最近使用的文档”的个数:为了防止泄露用户最近对文档的编辑和使用情况,在“工具”—“选项”—“常规”—“列出最近使用的文档”的数量设置为0。
53、以兼容模式保存文档:1)打开“Word选项”对话框,单击左侧窗格中的“保存”项;2)在右侧窗格中的“保存文档”栏中,单击“将文件保存为此格式”下拉列表,选择“Word97-2003文档(*.doc)”选项;3)单击“确定”按钮。
54、关闭拼写和语法的查错功能:打开“工具”—“拼写和语法”,撤选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框。
55、让旧版本的Office兼容2007:到微软网站下载Microsoft Office兼容包。下载地址:http://www. Microsoft.com/download/details.asp?displaylang=zh-cn&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466,下载完成后,安装该兼容包即可。
56、允许英文在单词中间换行:编辑文档过程中遇到要输入一段英文字母,特别是在粘贴英文文件路径时,当前行不能显示完全时会自动另起一行,而当前行中的文字的间距就会被拉得很开,影响文档的美观,一个处理技巧是:1)选定需要设置的段落后右键单击,在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令,打开“段落”对话框;2)切换到“中文版式”选项卡,将“换行”栏中的“允许西文在单词中间换行”复选框选中;3)单击“确定”按钮。设置后,西文就会自动在单词中间断开,以对齐段末。
57、让弯引号变成直引号:在“格式”—“自动套用格式”—“选项”—“键入时自动套用格式”中撤选或选取“直引号替换为弯引号”复选框。
58、快速转换上下标:选择需要设置为上、下标的文本,分别按“Ctrl+Shift++”、“Ctrl++”组合键。
59、取消中文与西文、数字之间的间隔:默认情况下,中文与西文、数字之间会有一小段空白间隔,如果想取消这一小段空格,可以在“段落”对话框进行设置:1)打开“段落”对话框;2)切换到“中文版式”选项卡,然后在“字符间距”栏中撤选“自动调整中文与西文的间距”复选框和“自动调整中文与数字的间距”复选框的选中;3)单击“确定”按钮。
60、快速选定所有格式相同的文本:1)选中一段内容或将光标定位到该段中间;2)按“Shift+F1”组合键,打开“显示格式”窗格; 3)在“所选文字”栏中单击“标例文字”下拉列表,在弹出的菜单中选择“选定所有格式类似的文本”命令,即可选中所有格式类似文本。
61、自动断字:用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白,也可以在窄行文本中保持相同的行宽。可以设置自动或人工断字:1)切换到“页面设置”选项卡,在“页面设置”工具组单击“断字”按钮下拉菜单,选择“断字选项”命令,打开“断字”对话框;2)选中“自动断字”复选框;3)在“断字区”框中,输入一行中最后一个单词的右页边距,要减少连字符的数量,应放宽断字区;要减小右边参差不齐的现象,应缩小断字区;4)在“在连续断字次数限为”框中,输入可连续断字的行数;5)单击“确定”按钮关闭对话框。
62、快速隐藏或显示页面空白:在Word中,每一页的页面上端都有一条空白,占据了页面上宝贵的空间,影响显示效果。要隐藏页面的这个空白,可将鼠标移至任一页面顶端空白处,当鼠标显示为上、下相对箭头时(此时有“双击可隐藏空白”提示显示出来),双击鼠标左键即可。要显示页间空白,重复上述步骤(鼠标显示为上下相反箭头时双击)。
63、添加斜线表头:1)将光标定位到需要绘制斜线表头的单元格(一般表格左上角的单元格),点选“表格”的“绘制斜线表头”,在“表头样式”中选择相应的格式,如:“样式三”,在“字体大小”下拉列表框中设置表头内的字体大小;在“行标题一”、“行标题二”、“列标题”三个文本框中输入相应的项目内容;4)单击“确定”按钮即可插入设置的斜线表头。
64、快速上下移动表格的行:选中或将光标定位到需要移动的行;2)按Shift+Alt+“上箭头”组合键将该行上移。
65、快速让列的宽度a适应内容:有些情况下,单元格中文字内容比较多,以至于挤满了整个单元格或是排列不整齐,此时采用如下方法快速调整:1)将鼠标移动到需要调整的单元格的所在列的边线上;2)当鼠标光标变成“背箭头”状,双击鼠标左键即可将列的宽度调整为适合单元格内容的宽度。
66、让单元格大小随内容增减变化:1)选中需要设置的表格;2)右击选中的表格,在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令,打开“表格属性”对话框;3)切换到“表格”选项卡,单击右下角的“选项”栏中选中“自动重调尺寸以适应内容”复选框;4)单击“确定”按钮回到“表格属性”对话框,查看所有选项卡下的内容,撤选所有“指定高度”和“指定宽度”复选框;5)单击“确定”按钮。
67、通过“公式”对话框对表格行求和:将光标定位到欲进行求和的行或列的最后一个单元格,点击“表格”——“公式”,在公式框中输入“=SUM(LEFT)”,可以对光标所在单元格所在的行的左侧所有单元格求和。同理,输入“=SUM(RIGHT)”、“=SUM(ABOVE)”、“=SUM(BELOW)”,可以得到右边、上边和下边的所有单元格中数据的和。
68、以特殊角度旋转图形:1)选中欲旋转的自选图形;2)将光标移动到图形周围控点中绿色的角度控点上,当光标变成“旋转”状时按下鼠标左键;3)按住鼠标左键拖曳即可以按15°、30°、45°等角度旋转图形。

 

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2)在刚建立的“A4” 按钮上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选“页面设置管理器”,在弹出的对话框中单击“新建”按钮,在“新页面设置名”中输入“A4-V”(表示A4纵置,也可其他输入),按“确定”后弹出“页面设置”对话框,可以在此设置打印模式,设置完后按“确定”,也可以先不设置,按“取消”回到“页面设置管理器”,不管怎样,要使设置生效,必须将设置变为当前设置,方法是鼠标左键选中“A4-V”然后按“置为当前”。

69、快速移动单元格或单元格区域:在工作表中需要移动某一区域单元格数据时,可以使用剪切的方法进行,下面介绍一种更快捷的方法:1)选中需要移动的单元格或单元格区域;2)将光标单元格到选中区域的边缘,在光标变成“双背十字箭头”时,按住Shif键拖动到合适的位置即可。
70、引用其他工作表中的单元格:使用公式进行计算时,是使用单元格名称来引用单元格内容进行计算的,如“=A1+B3”等,这些都是在同一个工作表中进行操作的,如果要引用其他工作表中的单元格数据进行计算该怎么办呢?下面以在Sheet2工作表的单元格中计算Sheet1工作表中的A3单元格数据加Sheet2工作表中的C5单元格数据为例:1)双击Sheet2工作表中存放计算结果的单元格,进入编辑状态;2)输入“=Sheet1!A3+Sheet2!C5”(不含引号),按回车键即可。
71、为单元格文字添加汉语拼音:和Word一样,Excel单元格中的文字也是可以添加汉语拼音的:1)选中需要添加拼音的单元格;2)点击“格式”—“拼音信息”—“设置”,然后在相应的文字上输入相应的拼音;3)点击“格式”—“拼音信息”—“显示或隐藏”,这时候,拼音可以在显示或隐藏中切换。
72、利用()输入分数:在单元格中输入负数时,先在单元格中输入“()”(半角状态下输入的括号),然后将正数输入在括号中,按下回车键即可得到对应的负数,如:在单元格中输入“()”,按回车键即可得到“-100”。
73、快速输入分数:在输入分数时可以使用设置单元格格式的方式,但每次都有设置还是很麻烦,这里再介绍一种更为快捷的方法:1)双击需要输入分数单元格,进入编辑状态;2)在输入分数前先输入“0”和空格,如“0 2/5”(0后有一个空格);3)按回车键,即可在单元格中输入分数2/5。
74、防止空白单元格替换数据单元格:一个区域中的数据复制到另外一个大小相同的区域中,可能出现源区域中的空白单元格覆盖目标区域中相应位置的非空白单元格的情况,要避免这个问题,可以使用“选择性粘贴”的方法:1)右键单击要复制的单元格区域,在快捷菜单中单击“复制”命令;2)选定粘贴区域的左上角的单元格,然后在工具栏单击“粘贴”按钮的下拉菜单,选择“选择性粘贴”命令;3)在弹出的对话框内选中“跳过空单元”复选框;4)单击“确定”按钮即可。
75、利用F4键快速更改引用方式:公式中的单元格引用通常有三种:相对引用、绝对引用和混合引用,通过F4键可以快速在三种引用之间切换。假如C1单元格包含公式“=SUM(A1:B1)”,如果需要改变其中的单元格引用方式,可以选中C1单元格,然后选中工作表编辑栏中的引用A1:B1,按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。其中:按一次F4将A2:B2改变为$A$2:$B$2;再按一次F4将$A$2:$B$2改为A$2:B$2。如此反复,即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间快速切换。
76、去掉特定分数求平均分:评委在计算选手得分时,通常是采用去掉一个最高分和一个最低分之后再求平均分的方法,下面以求数据在B2:B20单元格的平均分为例进行介绍,如下图:1)选中存放计算的单元格;2)在单元格中输入公式:“=(sum(B2:B20)-large(B2:B20,1)-small(B2:B20,1))/(count(B2:B20)-2)”;3)按下回车键即可。
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77、去掉特定分数求平均分:去掉特定分数求平均分还有一个更简单的方法,那就是利用TRIMMEAN函数。TRIMMEAN函数可以求得截去部分极值后的数据的平均值,即TRIMMEAN先从数据集的头部和尾部除去一定百分比的数据,然后求平均值,如上图:1)选中存放计算的单元格;2)在单元格中输入公式:“=(TRIMMEAN(B2:B20,0.2)”;3)按下回车键即可。注:公式中的“0.2”,即我们所规定的要去除数据的百分比。需要注意的是函数TRIMMEAN将除去的数据数目向下舍入为最接近的2的倍数。
78、求符合指定条件的平均分:如果求低于90分的数据的平均分,该怎么办呢?如上图:1)选中存放计算结果的单元格;2)在单元格输入公式:“=AVERAGE(IF(B17:B20<90,B17:B20))”;3)按下Ctrl+Shift+Enter组合键,此时公式外层会自动添加一对大括号(不可手动输入此大括号),这时需要的结果也就计算出来了。
79、利用“&”符号将多列数据合并到一列中:如果要将A、B、C三列中的内容合并到D列中,选中D2单元格,并在公式编辑栏中输入公式:“=A2&B2&C2”,回车后,可得到合并结果。
80、使用ROUND函数实现四舍五入:在需要对单元格中数据进行四舍五入时,可以使用ROUND函数实现,下面以把4.16保留一位小数为例:1)选中需要插入ROUND函数的单元格;2)在单元格中插入“=ROUND(4.16,1)”;3)按回车键后单元格中会显示4.2,其他依此类推。
81、使用HYPERLINK函数创建链接:使用HYPERLINK函数可以创建各种链接,这里用一个例子说明。例:在单元格中输入“=HYPERLINK("D:zjbgs1.doc","单击此处"”,回车后单元格中将显示一个名为“单击此处”的链接,单击此链接即可打开D盘下的1.doc文件。
82、COUNTIF函数的使用:需要统计某一单元格区域中符合某一条件的数据,可以使用COUNTIF函数快速实现,如统计A1:C9单元格区域中大于100的数据:1)选中一个用来存放统计结果的单元格;2)输入“=COUNTIF(A1:C9, ">100")”;3)按下回车键即可。
83、利用函数排除空值单元格:如果在某一列中有些填了数字,有些没有填数字,而在它的相邻列要根据其左列数字的有无来添加某一固定数字60,也就是左列有水电费的人扣除60元卫生费,而左列没有水电费的人则不扣除卫生费,如下图:可以在P4单元格中输入“=IF(O4<>"",60,)”即可。
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84、利用函数排除零值单元格:在计算平均值时,往往不希望对0值单元格进行计算,计算时可以使用函数排除值为0的单元格。以求B3:E32单元格区域中非0单元格的平均值为例:1)选中一个用来存放统计结果的单元格;2)输入“=AVERAGE(B3:E32)/COUNTIF(B3:E32, "<>0")”,按回车键即可。
85、忽略错误数值求和:在选区包含错误的情况下,一般采用忽略错误值的方法,对未错误值求和,这时就要用到函数了。以选取为A1:A56,其中包含错误数值为例,只需要在存放计算结果的单元格中输入“=SUM(IF(ISERROR(A1:A56),0,A1:A56))”后,再按Shift+Ctrl+Enter组合键即可。
86、月底自动统计销售额:销售部门在每个月的月底时,经常需要对产品本月的销售额情况进行统计,利用EOMONTH函数就可以在每个月的月底时自动统计各种产品本月的销售总金额。例:在销售金额统计表中的E2单元格存放的是统计报日期,在D4至D34单元格存放产品当月中每一天的销售金额;在A33单元格输入公式:“=IF(TODAY()=EOMONTH(E2,0),SUM(D4:D34),””)”。这样每当日期为报表日期的月底那一天时,Excel就会自动计算出产品当月的所有销售金额;如果不是月底则公式不显示结果。
87、计算日期对应的星期数:有时用户希望求出日期所对应的星期数,以便分析星期对相关数据的影响。在A2:An单元格中输入日期,然后在B2单元格中输入公式:“=CHOOSE(WEEKDAY(E17,2),"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日"”,回车后,即可得到E17单元格中日期对应的星期数,然后利用公式填充柄,复制公式到Fn单元格即可。
88、使用RANK函数进行排序:对某些数值列(如“工龄、工资、成绩排名”等)进行排序时,用户可能不希望打乱表格原有数据的顺序,而只需要得到一个排列名次。对于这个问题,可以用函数来实现(如下图,以“总成绩”为例):1)在“总成绩”右侧插入一个空白列(H)用于保存排名;2)选中H3单元格,输入公式:=RANK(F3,$F3$3: $F3$6),然后回车得出F3单元格数据的排名;3)再次选中H3单元格,将鼠标移至该单元格的填充柄处,按住左键向下拖拉至最后一条数据为止,排名次序就出现了。
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89、使用IF函数排序:还是以上例中的总成绩为例,如下图:1)选中F3单元格,根据排序需要,执行“降序排序”或“升序排序”;2)假如“总成绩”是按值由大到小(降序)排列的,而又想赋予每个总分从1到n的排名,可以在H4单元格中输入公式=IF(F4=F3,H3,H3+1),然后回车即可得出排名第二的序号“2”;3)拖动H4的填充柄,将公式复制到H1等单元格,就可以计算出其他同学的总分排名。注:使用此方法需要对数据先进行排序,而利用RANK则不需要事先排序。
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90、多项条件的高级筛选:“自动筛选”主要应用某一列筛选,而“高级筛选”可以对多个列进行筛选,而“高级筛选”可以对多个列进行筛选。使用“高级筛选”功能筛选多列数据时,首先要建立条件区域,这个条件区域并不是数据清单的一部分,而是确定筛选应该如何进行。使用Excel高级筛选时,工作表的“数据区域”与“条件区域”之间,至少要有一个空行做分隔,而且“条件区域”必须有列标志,否则Excel会将“条件区域”视为是数据清单的一部分。以上例的“学生成绩表”为例,应用操作如下:1)选择1、2、3、4行,单击鼠标右键,选择“插入”命
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令,插入四个空行;2)在插入四个空行的“学生信息档案”中,拖动鼠标选取并复制A6:H13单元格区域,将其粘贴到A1:G1单元格区域,并在A2和C2单元格中输入筛选条件;3)切换到“数据”选项卡,在“筛选和排序”工具组单击“高级”按钮,打开“高级筛选”对话框,在“方式”下选择“在原有区域显示筛选结果”,将光标定位在“列表区域”后面的文本框中,拖动鼠标选取A6:A13单元格区域,利用同样的方法设置“条件区域”为A1:G1单元格区域;4)单击“确定”按钮,即可筛选出满足条件的结果。

答:可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下:先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中,然后在Excel工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,再选择“方式”下的“文本”项,最后单击“确定”按钮即可。

PS:这一方法支持最多将16页内容缩放打印到1张纸上。

3)要修改设置,在“页面设置管理器”对话框内鼠标左键选中“A4-V”然后按“修改”按钮,进入“页面设置”对话框,在“打印机/绘图仪”名称栏内可选实际的打印机/绘图仪,也可以选虚拟打印机如PDF打印机。在“图纸尺寸”框内选“A4”,在“打印区域”框内选“布局”,在“图纸偏移”框内输入X:0.0,Y:0.0,在“打印比例”框内选“1:1”, “缩放线宽”不选,“图形方向”选“纵向”,“打印选项”选“按样式打印”和“最后打印图纸空间”,“打印样式表”内选一种打印样式(取决于按线宽打印还是按颜色打印,根据个人的习惯或者公司的规定,如果绘图时不同的图线设置的是线宽,则可选“monochrome.ctb”选项,也可以自己建立打印样式,可按右侧铅笔拖尾巴的“打印样式表编辑器”按钮进行编辑或创建)。

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技巧2:将A3纸型文档打印到A4纸上

4)打印机的设置以Adobe PDF打印机为例,选定打印机后按右侧的“特性”按钮进入“绘图仪配置编辑器”对话框,按“设备和文档设置”按钮,选“修改标准图纸尺寸(可打印区域)”选项,在下面弹出的框内找到“A4”然后点右侧的“修改”按钮,在弹出的对话框内的“上、下、左、右”内均填入数字“0”,按“下一步”,在“PMP文件名”框内输入一个名称如“A4-V”,按“确定”,在弹出的对话框内将输入框内末尾的“Adobe PDF.pc3”修改为“A4-V.pc3”,按“完成”。至此,“页面设置”完成。“确定”后回到A4布局窗口。

2.1.2 快速实现整块数据的移动

假设现在有一份A3纸型的设计图纸需要打印交给BOSS,而手头上又找不到A3纸,你会怎么办?

5)在A4布局窗口内,拖动黑色框的左下角至白色图纸的左下角,使二者重合(必要时可放大后操作),同样使二者右上角重合,见图。

在工作中常常需要移动单元格中的数据,请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗?

当然不能凉拌,可以先将图纸缩放打印到A4纸上去交差,并说明原因。

6)鼠标左键选中刚才拖动的黑色框,然后按右键,在弹出的菜单的最下面选“特性”选项,在弹出的窗口内的“标准比例”一项选1:1,关闭对话框。双击图形区域(实际是为了在布局窗口下进入模型空间),然后平移图形及图框,使图框边缘与A4纸的边缘对齐(必要时可放大后操作)。注意:必须是平移,绝对不可以转动鼠标滚轮而使图形缩放。对齐后双击图纸以外的区域以退出模型空间(对齐时使用的放大操作也必须是在图纸空间内)。

 

还是按组合键切换到选项页面,在打印机设置区域中,单击最下面的下拉列表框,在列表中选择A4纸型,再打印文档就可以了。

7)至此,图纸的打印格式设置完成。按“文件à打印预览”,即可看到打印到A4纸上的图形和图框(图上画出的纸边界已经不存在了)。如果实际打印出来后,该隐的不隐该藏的不藏,则调整一下图框和图纸空间中纸的相对位置即可。

答:可以直接采用拖动的方法。操作过程如下:首先选择要移动的数据(注意必须是连续的区域)。然后移动鼠标到边框处,当鼠标指针变成一个四个箭头标志时,按住“Shift”键的同时按下鼠标左键,拖动鼠标至要移动的目的区域(可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置),放开鼠标左键即完成移动。

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8)按以上方法绘图和打印时,需注意,绘图时图框(而不是图纸)的左下角在坐标(0,0)处,否则每次打印都需要调整图框和图纸空间中纸的相对位置。

 

OK,请大家思考一下,如果有一份16开纸型的文档,已经排好版了,只不过字号有点小,现在不想重新进行排版,只想按16开原版排版效果,放大打印到A4纸上,你知道该怎么操作么?

9)在“布局2”选项卡上按以上方法可以设置A3图纸的打印。右击“模型”或“布局”按钮可以新建布局。同理可以设置A2、A1、A0等的打印格式。

2.1.3 固定数据输入时的焦点

10)自己创造的打印格式在路径C:Documents and Settings你自己的账户设置Application DataAutodeskAutoCAD 200xR16.2chsplotters文件夹内,如果更换机器或重装系统,将本文件夹的内容拷贝到对应的文件夹下就可以了,不需要每次都设置。

在数据输入时,每当我们按下“Enter”键后,光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中,就必须反复地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗?

11)设置一次,受益终生。

 

12)补充说明:①在图纸空间(布局窗口)中,白色的虚拟纸张上有一个虚线框。理论上,虚线框内的内容都是可以打印出来的,框外内容都打印不出来,但在实际的打印机上打印时,因为各打印机的特性有所区别,纸张摆放位置也每次都有变化,所以在细节上各人的体会可能会有稍微的不同。但总体上是这个规律。我的打印每次都是成功的,只有在比较老旧的打印机上打印时会发生图框的某条边线被吃掉的现象。②对设置好的打印模式,如果想更改打印机,则需要重新修改标准图纸尺寸(可打印区域),其他不变。

答:要实现上述要求并不难。输入数据前,在按住“Ctrl”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候,再开始数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键,光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格,可以使用方向键来完成。

 

当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时,每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡,然后取消选择“按Enter键后移动”复选框,最后单击“确定”按钮即可。

 

2.1.4 实现以“0”开头的数字输入

在Excel单元格中,输入一个以“0”开头的数据后,往往在显示时会自动把“0”消除掉。请问有什么办法来让“0”不被消掉吗?

 

答:要保留数字开头的“0”,其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘ ”(单引号),这样跟在后面的以“0”开头的数字的“0”就不会被系统自动消除。

 

2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式

请问如何将工作表中的整列数据转换成用矩阵来表示?

 

答:要实现一列数据转化成一个矩阵,必须保证该列数据的个数L要等于该矩阵行数M和列数N的乘积,即L=M×N。然后按如下操作:选择该列的前N个数据,将其“复制”到剪贴板。再单击矩阵第一行的第一个单元格,然后从“编辑”菜单中执行“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“转置”复选框,最后再单击“确定”按钮即把前N数据转换成了矩阵的第一行。接下来再选择该列中的下一组N个数据,执行“复制”。再将光标定位到矩阵的第二行的第一个单元格,执行“转置”操作。这样经过M次的“转置”后就把数据全部转换为矩阵形式了。

 

2.1.6 利用命令按钮快速实现合并

对行或者列进行合并操作是编辑工作表时经常会遇到的,可每次都要执行好几个步骤才能完成,请问有没有更快捷的办法?

 

答:其实系统为我们提供了合并单元格的工具按钮,只是它不是默认的工具栏按钮而已,可以按以下操作自行添加:单击“工具”菜单栏中的“自定义”命令,再选择“命令”选项卡,在左边的“类别”列表中选择“格式”后,在右边的“命令”选择列表中就可以找到“合并单元格”、“跨越合并”以及“撤销合并单元格”的命令按钮。

 

 

直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可。这样下次要执行合并操作时只要按对应的命令按钮就可以快速完成了。

 

2.1.7 让单元格数据斜向排版

有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的,请问这个效果该如何实现?

 

答:要实现这个效果并不难,因为这是系统自身提供的一种排版模式。只需要找到相应的命令按钮。方法如下:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,在“命令”选项卡的“类别”列表中选择“格式”项,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮,将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格,然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。

 

2.1.8  自动检测输入数据的合法性

由于特殊需要,我们对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义。请问可以在用户输入数据时自动检测其一致性吗?

 

答:只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性检查即可。先选择需要进行该设置的单元格,然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令,单击执行它。在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型,如“整数”、“小数”、“日期”等。如果对数据输入的大小或范围有要求的话,还可以对“数据”项进行设置。

 

 

当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元格设置提示的类型和默认的输入法等。最后单击“确定”按钮。这样设置后,当用户输入的数据不符合你的设置要求时,系统会自动弹出一个“输入值非法”的提示对话框来提醒用户。

 

2.1.9 通过剪贴板为单元格添加数据

为什么利用“复制”和“粘贴”命令来为单元格中添加信息时,在菜单中的“粘贴”命令项有时是灰色的,没办法操作?请问该怎么办?

 

答:想通过“粘贴”对单元格内容进行添加数据是无法实现的。但是可以利用“剪贴板”来实现。首先要通过“编辑”菜单中的“Office剪贴板”命令,调出剪贴板查看程序,然后将要添加的数据“复制”到剪贴板上,这时可以在右边的剪贴板上看到该数据。接着将光标定位到要添加的单元格中,再单击剪贴板中刚才复制好的数据条目,数据就会自动的添加到单元格中了。

 

2.1.10 直接公式输入法

在输入公式或函数时,每次都要在前面带个“=”号,实在麻烦。请问可以直接输入公式吗?

 

答:当然可以,只要稍微设置一下就可以实现了。具体步骤如下:先单击“工具”菜单中的“选项”命令。再在弹出的选项对话框中选择“1-2-3的帮助”选项卡,选择“转换Lotus 1-2-3公式”复选框。

最后单击“确定”按钮即完成设置。不过需要注意的是,这样设置后必须保证输入的公式全部都是数字,不能包含有引用单元格的其他符号。否则必须加上“=”号。

 

2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度

在Excel单元格中输入文字时,即使输入的文字长度超过单元格长度,系统也不会自动换行,而只是显示为一行。请问可以让系统自动根据单元格长度来调整文本的行数吗?

 

答:其实这就是文本的自动换行问题,要实现起来是很容易的。

 

在输入文本时,当到达单元格最右边时,同时按下“Alt+Enter”组合键,这样系统会自动加宽单元格的宽度,而文本也会自动换到下一行。如果觉得每次按组合键太麻烦,可以执行如下设置来一劳永逸:首先单击工作表最左上角的行、列相交的空白处,选择工作表中的所有单元格(当然也可以按下“Ctrl+A”组合键来选择)。然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,再在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,选择“自动换行”复选框。最后单击“确定”按钮即可完成。如果只要实现部分单元格的自动换行,可以先选定这些单元格,再执行上述操作就可以了。

 

 

2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据

在编辑工作表时,有时整行或整列需要输入的数据都一样,很显然如果一个一个单元格的输入实在太麻烦了。请问有什么快捷的方法吗?

 

答:可以利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。具体操作如下:首先在第一个单元格中输入需要的数据,然后单击选中该单元格,再移动鼠标指针至该单元格右下角的填充柄处,当指针变为小的黑色“+”字型时,按住左键,同时根据需要按行或者列方向拖动鼠标,选中所有要输入相同数据的行或者列的单元格,最后松开鼠标即可。这样数据就会自动复制到刚才选中的所有单元格了。不过上述方法只适用于输入的是文本信息。如果要重复填充时间或日期数据时,使用上述方法填充的将会是一个按升序方式产生的数据序列。这时可以先按住“Ctrl”键,然后再拖动填充柄,填充的数据才不会改变。

 

2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位

在修改工作表中的单元格数据时,如果要在单元格中增加数据的话,每次都要先用鼠标定位,然后再用键盘输入,这样来回地切换很不方便。请问有什么键盘组合键吗?

 

答:当然有,可以用键盘的方向键来选择单元格,然后按下“F2”键。这样单元格就会自动转换输入模式,同时光标也自动定位在该单元格的最后面,直接输入数据就可以了。

 

2.1.14 在信息输入前就给予提示

希望在用户为单元格输入信息时,系统能自动的给予一些必要的提示,这样不但可以减少信息输入的错误,还可以减少修改所花费的时间。请问该如何实现?

 

答:可以按如下操作:首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格。然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令,在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。接着在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。

 

2.1.15 正确显示百分数

在单元格中输入一个百分数(如10%),按下回车键后显示的却是0.1。请问该如何设置才能正确显示百分数?

 

答:出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了,只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如下:选择该单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。

 

2.1.16 巧做设置,使公式更加明了

在工作表的公式中,我们经常是通过单元格标号来引用数据的,如 “F2=A2+B2+C2+D2”。这样很难一下子了解公式具体的内容。有没有方法用文字来取代单元格的符号,让公式更直观些呢?

 

答:这个想法的确很不错,当然也是可以实现的。可以按下列步骤来操作:例如在一个特定的数据库工作表中,一般每一列数据都是同一个字段下的。可以先为每一列数据设置好相应字段名(如:语文、数学、外语、总分等)。再单击“工具”菜单中的“选项”命令,选择“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”区域中选择“接受公式标志”复选框。

 

 

 

最后单击“确定”按钮。这样如果要利用公式计算时,可以直接在公式中输入字段名称来表示了,例如:总分=语文+数学+外语。

 

2.1.17 在连续单元格中自动输入

等比数据序列

请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗?

 

答:可以通过填充的方法来实现。具体操作如下:首先在第一个单元格中输入该序列的起始值,然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。在弹出的“序列”对话框中,再选择“类型”中“等比序列”单选按钮,再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序列的最后一个值,只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。最后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填充完毕。

 

2.1.18 选择大范围的单元格区域

由于屏幕大小的局限性,如果利用鼠标拖动操作,总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的好方法吗?

 

答:当然有。可以试试如下操作:首先在“名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中输入该操作区域的起始单元格名称代号,然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号,中间用“:”冒号分开。最后按下“Enter”键,这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。

 

2.1.19 为修改后的工作表添加批注

想在对工作表文档进行修改的同时,在修改处添加批注,以方便日后查阅。请问该如何操作?

 

答:为修改添加批注是很容易实现的。具体操作如下:首先选择已经修改过的单元格,然后单击“插入”菜单中的“插入批注”命令。这时在该单元格旁边会弹出一个黄色的文本输入框,输入框最上边会自动显示系统安装时使用的用户名字,当然也可以改为当前使用者的名字。在光标处就可以输入要添加的批注了。输入完成后鼠标单击任意位置,批注文本框就会自动隐藏起来。这时在该单元格的右上角部位会多出一个红色的小三角形符号,当鼠标移动至该单元格上时,会自动弹出刚才添加的批注内容。同时还可以用鼠标右键单击该单元格,在弹出的菜单中通过“编辑批注”和“清除批注”命令来进行其他的修改操作。

 

2.1.20 隐藏行或列的其他方法

请问要实现行或者列的隐藏有什么其他好的方法吗?

 

答:要实现行或者列的隐藏除了利用“隐藏”命令外,还有以下几种方法可以实现。其中最简单的就是直接拖动鼠标来实现。先移动鼠标指针至要隐藏的行或者列的最下边或最右边,当鼠标指针变成了一个黑色的带有上下箭头的“+”字状时。按下鼠标左键,然后拖动鼠标使其不可以见即可。当然也可以通过键盘组合键来操作完成:按下组合键“Ctrl+9”隐藏的是行;按下组合键“Ctrl+0”隐藏列。如果要取消隐藏,只需要再同时按下“Shift”键,即同时按下“Ctrl+Shift+9”、“Ctrl+Shift+0”组合键。

 

当然如果要隐藏的行或者列比较多时,用这上述两种方法还是显得有点麻烦,这时可以试试利用“Shift+Alt+→(右方向键)”组合键来隐藏。首先利用“Ctrl”键来选择所有要隐藏的行或者列,然后同时按下“Shift+Alt+→(右方向键)”组合键,这时会弹出“创建组”对话框,询问要创建的组是行还是列。如何隐藏的是行就选择“行”单选按钮,如果隐藏的是列就选择“列”单选按钮。最后单击“确定”按钮完成。这时在工作表中行或者列的序号处会产生一条黑线,它将刚才选择的所有行或列连接起来,同时在末端会有一个“-”符号。单击该符号,则所选的行或者列就会组成一个组,从而达到隐藏的效果。同时“-”号会变成“+”号。要恢复隐藏,只要再单击该“+”号即可。或者按下数字“1”或“2”也可以实现。如果要取消分组模式。只需同时按下“Shift+Alt+←(左方向键)”组合即可。

 

2.1.21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式

请问除了使用“取消隐藏”命令外,还有什么更快捷的方法来实现找出已经被隐藏的行或列吗?

 

答:要取消隐藏的行其实有更简单的方法。例如要恢复被隐藏的第2行,可以执行如下操作:首先将鼠标指针移动到第1行和第3行之间的位置,当鼠标的指针变成横向为“=”号,纵向为黑色实心双箭头的十字形状时,执行用鼠标左键双击操作,这样被隐藏的行就会显示出来了。这种方法比用“取消隐藏”命令要快捷的多。取消列的隐藏方法同上所述。

 

 

 

2.1.22 在常规格式下输入分数

当在工作表的单元格中输入如“2/5、6/7”等形式的分数时。系统都会自动将其转换为日期格式。所以每次都要先将单元格格式设置为“分数”后才可以正确显示。难道就没有办法可以在常规格式下直接输入分数吗?

 

答:在“常规”模式实现分数的输入是可以实现的,而且还是非常简单的。只要在输入分数前,先输入“0+空格符”。然后再在后面输入分数即可,如输入“0□2/3”(□表示空格)即正确显示为“2/3”。需要注意的是,利用此方法输入的分数的分母不能超过99,否则输入结果显示将被替换为分母小于或等于99的分数。如输入“2/101”,系统会将其转换为近似值“1/50”。

 

2.1.23 在单元格中自动输入时间和日期

日期和时间的输入形式太麻烦,而且有时记不清楚。请问有什么方法让系统自动输入时间和日期吗?

 

答:可以执行以下方法来实现:选中需输入的单元格,直接按下“Ctrl+;”组合键可输入当前日期;如果直接按下“Ctrl+Shift+;”组合键即可输入当前时间;当然也可以在单元格中先输入其他文字然后再按以上组合键,如先输入“当前时间为:”再按下“Ctrl+ Shift+;”组合键,就会在单元格中显示“当前时间为:16:27”这样的结果。

 

以上方法美中不足的是输入的时间和日期是固定不变的。如果希望日期、时间随当前系统的日期、时间自动更新,则可以利用函数来实现。输入“=today()”得到当前系统日期的函数,输入“=now()”得到当前系统时间和日期的函数。

 

2.1.24 移动单元格中公式计算的结果

一般地,可以通过在单元格中输入公式自动计算出数据的结果。但是将这个计算结果移动到其他单元格时,结果都变成了“0”,这是怎么回事?该如何解决?

 

答:可以通过以下操作来解决:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“重新计算”选项卡。选择“手动重算”复选框,同时取消选择“保存前自动重算”复选框,使其无效,最后单击“确定”按钮即可。这样就可以通过“复制”和“粘贴”命令来正确移动公式计算出的结果了。

 

2.1.25 以图片格式插入Word中的文本内容

请问在不用截图软件的情况下,可以直接将Word文档中的某些文本内容以图片格式插入工作表的单元格中吗?

 

答:当然可以,可以直接利用系统的内置功能实现文本内容到图片格式的转换。具体操作如下:在Word编辑界面,先选定需要插入的文字内容,然后利用“复制”命令将其复制到系统剪贴板中。然后在Excel环境下,选定要插入该图片的单元格,再按住“Shift”键,同时单击“编辑”菜单中的“粘贴图片”命令。这样即可将剪贴板中的内容转换成图片格式并插入到工作表中。如果选择的是“粘贴链接图片”命令,则将图片和工作表建立链接关系。

 

2.1.26 求和函数的快捷输入法

求和函数“SUM”可能是我们在工作表文档中使用最多的函数了。请问有什么好办法来快速输入吗?

 

答:其实“SUM”函数不必每次都直接输入的,可以单击工具栏中的“∑”符号按钮来快速输入。当然还有更快捷的键盘输入,先选择单元格,然后按下“Alt+=”组合键即可。这样不但可以快速输入函数名称,同时还能智能地确认函数的参数。

 

2.1.27 快速创建任意大小的连续数据矩阵

要创建一个较大的数据矩阵,且矩阵中的数据是一个有规律的等差序列,请问有什么好的方法来自动实现吗?

 

答:要创建这样的有规律的数据矩阵,可以试试以下所述的方法:假设要创建一个M×N的矩阵,而且矩阵的第一个单元格是A1。先在A1单元格中输入矩阵的第一个数据元素,再在A2单元格中输入下一个数据元素。然后再定位到B1单元格,在其中输入矩阵的第N+1个数据元素,在B2单元格中输入第N+2个数据元素,这样也就确定了该矩阵的前两行和前两列的四个数据。接下来用鼠标选择这四个单元格,移动鼠标指针至该单元格的右下角填充柄处,当指针变成一个实心的黑色小十字状时,按下鼠标左键延行方向拖动至矩阵的最后一列。松开鼠标后,会生成一个2行N列的数据矩阵。同样的再选择该矩阵,移动指针到该矩阵的右下角填充柄处,当鼠标再次变成一个实心的黑色十字状时,延列方向执行拖动操作至第M行。这样整个矩阵就自动填充完了。

 

2.1.28 组合键方式为单元格文字

添加双下划线

系统提供的下划线按钮只能为单元格文字设置下划线。而如果要设置双下划线,则要利用菜单命令才能完成,请问有更快捷的方法吗?

 

答:当然有,设置双下划线可以直接利用键盘快捷完成。方法就是先按住“Shift”键,然后再单击工具栏上的下划线按钮。

 

2.1.29 为单元格文字添加汉语拼音

为什么利用“格式”菜单中“拼音信息”下的“编辑”命令为单元格汉字加注汉语拼音后,系统什么都没显示?

 

答:那是因为系统默认的格式是将拼音隐藏的。只要再执行“拼音信息”下的“显示或隐藏”命令就可以看到了。或者可以先执行“显示或隐藏”命令,然后再利用“编辑”命令来输入拼音信息。同时还可以通过“设置”命令来对加注的拼音进行字体大小、对齐方式等相关的设置。

 

2.1.30 快速选中所有数据类型相同的单元格

要选择数据类型都是“数字”的单元格来进行操作,可是这些单元格都是分散的,请问有什么好的方法把它们全部找出来吗?

 

答:可以利用“定位”命令来快速地找到这些单元格。具体操作如下:执行“编辑”菜单中的“定位”命令。在弹出的“定位”对话框中,单击“定位条件”按钮。接着会弹出一个“定位条件”对话框,根据需要,选择设置好要查找的单元格类型。例如先选择“常量”项,然后再复选上“数字”项,最后单击“确定”按钮完成即可。这样符合上述条件的单元格全部会被选中。

 

 

 

2.1.31 利用“记录单”为行或列添加数据

如果工作表文档中数据较多,由于屏幕大小的限制,在输入超过显示区域单元格的数据时,一般都是要利用滚动条来定位显示区域。这样操作往往不是很准确,请问有更好的方法来实现吗?

 

答:可以利用“记录单”方式来直接输入数据,而无需理会单元格位置的变化。不过具体操作时,行和列的输入稍有不同,下面一一来说明:

 

对于列数据的输入。先单击列标题来选择整列,然后单击“数据”菜单中的“记录单”命令,这时系统会弹出一个对话框,直接单击“确定”按钮,在弹出的另一对话框中进行数据输入即可,输入完成后,按“Enter”键自动跳转至下一空白单元格中(当然也可以单击滚动条下边的黑色三角符号来跳转),继续输入数据。输入完成后单击“关闭”按钮完成即可。

 如果是要按行方向来输入数据,操作与前面稍有不同。首先不能利用单击行标记的方法来选择整行,否则会因为字段太多而出错,所以只能用拖动操作来选择。在数据输入时,不能用“Enter”键来跳转到下一个空白单元格,因为如果按此键,系统会跳转到下一行来输入数据,但是可以用“Tab”键来跳转。

最后需要共同注意的是,不管是行输入或是列输入数据,由于系统默认是将第一行和第一列作为记录名称和字段名称,所以所有输入的数据都是从第二行和第二列开始的。

 

2.1.32 不输入公式直接查看结果

当要计算工作表中的数据时,一般都是利用公式或函数来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果,并不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么办法实现吗?

 

答:可以选择要计算结果的所有单元格,然后看看编辑窗口最下方的状态栏上,是不是自动显示了“求和=?”的字样呢?如果还想查看其他的运算结果,只需移动鼠标指针到状态栏任意区域,然后用鼠标右键单击,在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令,在状态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括:均值、计数、计数值、求和等。

 

2.1.33 批量为单元格数据添加单位

在许多的场合中,我们都需要为单元格数据添加单位,如果每输入一个数据,就添加一个单位,这样操作起来实在太麻烦费事了。请问可以在数据输入后一次性批量完成吗?

 

答:可以按以下操作来实现批量输入单位:选中所有要添加单位的单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,然后在“分类”列表中选择“自定义”项。再在右边的“类型”列表选择框中选择适合的数字格式(例如:如果是小数形式,则选择“0.00”),在“类型”文本框中的该数字格式后添加“单位名称”(如:"元",注意是英文输入法中的引号)。

最后单击“确定”按钮返回即可。这样刚才选择的所有单元格数据后都自动加上设置好的单位了。

 

2.1.34 启用记忆功能输入单元格数据

在一些网页填写注册信息时,如果输入的内容以前曾经输入过,只要输入前面一个或几个字符,系统就会自动输入其余的内容。请问在Excel的单元格数据输入有这种功能吗?

 

答:这种功能叫做自动记忆功能。在Excel中也是可以实现的。具体设置如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中单击“编辑”选项卡,选择“记忆式键入”复选框。最后单击“确定”按钮即可。

 

2.1.35 利用“选择性粘贴”命令将文本

格式转化为数值

在通过导入操作得到的工作表数据中,许多数据格式都是文本格式的,无法利用函数或公式来直接进行运算。但是如果一个一个地改又很麻烦,请问有什么更好的办法来实现转换吗?

 

答:对这种通过特殊途径得到的数据文档,可以通过以下方法来实现快速批量转换格式:先在该数据文档的空白单元格中输入一个数值型数据如“1”,然后利用“复制”命令将其复制到剪贴板中。接着选择所有需要格式转换的单元格,再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“运算”项下的“乘”或者“除”单选按钮。

最后单击“确定”按钮完成即可。这样,所有的单元格都会转换为数值格式了。

 

2.1.36 去除单元格中的“0”

有时在一个工作表中,有许多的“0”值的单元格,这些单元格没有什么实际意义,而且还影响整个工作表的美观,请问可以将这些“0”去掉,而又不影响工作表的数据的完整吗?

 

答:要想去掉这些“0”值单元格,而又不影响工作表数据的完整性,就只有将它们隐藏起来。具体实现方法如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“视图”选项卡,在“窗口选项”区域中取消选择“零值”复选框,最后单击“确定”按钮完成即可。

当然这样工作表中所有的“0”都会被隐藏起来。如果只希望隐藏部分单元格中的“0”,可以执行以下操作:首先选择要隐藏的单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令。在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,再在“分类”列表框中选择“自定义”项,在右边的“类型”输入框中输入“0;0;;@”(全部符号都在英文输入法状态输入,双引号不要输入)。最后单击“确定”按钮完成即可。

 

2.1.37 在数据录入时自动切换输入法

由于工作表中数据类型的复杂和多变性,所以常常要在各种输入法之间来回切换,请问可以实现一定位到某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法吗?

 

答:可以通过下面的设置来实现它:首先选中使用同一种输入法的所有单元格,再单击执行“数据”菜单上的“有效性”命令,在弹出的对话框中选择“输入法模式”选项卡,在“输入法模式”下拉列表中,根据需要进行设置。如要使用中文字符的话,就选择“打开”,如要使用英文输入模式,就选择“关闭(英文模式)”。

 

2.1.38 消除运算结果的系统误差

在对一些带小数的数据进行统计中,系统计算后得出的结果往往和我们运算得到的值有一定的出入。为什么出现这种问题?该如何解决呢?

 

答:出现这种问题的原因是,在默认情况下,系统对中间运算得出的带有小数结果的显示都是经过了四舍五入操作后给出的近似值。而在其他如求和、求差等运算过程中,使用的是更精确的实际值,所以和用屏幕显示值进行运算得出的结果是有出入的。要想解决这一问题,只要更改默认设置即可,具体操作如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“重新计算”选项卡,找到并取消选择“以显示值为准(P)”复选框,最后单击“确定”按钮完成。这样系统就会直接依据显示结果来进行运算了。

 

2.1.39 为数据输入设置下拉选择列表

为了统一输入的格式,有时希望用户在输入数据时,只需要选择设置好的单元格内容即可,而不要自行重新输入。有没有办法为单元格设置一个供选择的类似下拉列表的选择框?

 

答:这是完全可以的。具体操作如下:首先要选择需要建立自动选择列表的单元格,然后单击“数据”菜单栏中的“有效性”命令。再选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”项。这时对话框会增加“来源”项,在其下面的输入框中,输入供用户选择的序列。不同的选择项用“,”号分开(是在英文输入法状态下的逗号)。如输入“满意,一般,不满意。

最后单击“确定”按钮完成即可。这样设置后,当用鼠标单击单元格时,在单元格右边会出现一个向下的黑色箭头,单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了。

 

2.1.40 自动填充等差序列

在工作表中为数据库添加记录序列号是经常要执行的操作。可是有时如果记录太多,一个一个地输入就会显得费事。请问可以让系统自动完成吗?

 

答:要输入一些这样有规律的数据,使用以下方法将会节省许多的时间和精力:首先在起始单元格中输入第一个数据,例如输入“1”。然后在第二个单元格中输入第二个数据,如输入“3”,这两个数据的大小差就是这个数据序列等差比。选择这两个单元格,移动指针至该区域的右下角的填充柄处。当鼠标变成一个黑色的实心十字形状时,按住鼠标左键执行拖动操作,到最后一个单元格处放手。这样系统就自动按照等差比值填充好其他单元格。如果要设置的一个等差比为“1”的数据序列,只要输入起始的第一个数据,然后按住“Ctrl”键,再移动鼠标这至填充柄处,这时鼠标指针会变成两个小的黑色十字状。接着再执行与上述同样的拖动操作即可完成。

 

2.1.41 为不相连的单元格快速输入相同信息

由于单元格的不连续分布,无法利用前面介绍的方法来快速填充,请问有什么其他的方法来实现吗?

 

答:如果要输入相同内容的单元格不连续,还可以使用下面的方法来实现快速输入:首先按住“Ctrl”键来选择好所有的单元格,然后将光标定位到编辑栏(就是“fx”图标后面的输入栏)中,输入需要的数据。输入完成后按住“Ctrl”键不放,然后再按下“Enter”键,这样输入的数据就会自动填充到所有刚才选择的单元格。

 

2.1.42 在多个工作表中同时输入相同数据

如果要在不同的工作表中输入相同的内容,有什么快捷的方法吗?

 

答:可以试试以下方法来实现:先按住“Ctrl”键,然后用鼠标单击左下脚的工作表名称来选定所有的工作表。这样所选择的工作表就会自动成为一个“成组工作表”。只要在任意一个工作表中输入数据,其他的工作表也会增加相同的数据内容。如果要取消“成组工作表”模式,只要在任一工作表名称上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“取消成组工作表”选项即可。

 

 

 

2.2.1 如何在公式中引用其他工作表

单元格数据

公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容,但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格,那该如何实现呢?

 

答:要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示:工作表名称+“!”+单元格名称。如要将Sheet1工作表中的A1单元格的数据和Sheet2工作表中的B1单元格的数据相加,可以表示为:“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。

 

2.2.2 同时对多个单元格执行相同运算

请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗?

 

答:可以执行如下操作:假设要对多个单元格执行全部加“1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“1”,再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格,再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮。

最后单击“确定”按钮完成。

 

2.2.3 利用单步执行检查公式错误

Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数时,一旦出现错误,要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找公式函数中的错误吗?

 

答:可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数,这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮,所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”菜单中的“自定义”命令,在弹出的对话框中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项,在“命令”列表中选择“公式求值”项,最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格,然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中,会用下划线表示公式中的执行步骤。

通过“求值”按钮,可以一步步地执行公式,同时观察下划线表达式的运算结果是否正确,从而找出公式的错误之处。

 

2.2.4 快捷输入函数参数

系统提供的函数一般都有好多不同的参数,请问如何在输入函数时能快速地查阅该函数的各个参数功能呢?

 

答:可以利用组合键来实现:先在编辑栏中输入函数,完成后按下“Ctrl+A”组合键,系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框,可以直接利用鼠标单击来选择各个参数。

 

2.2.5 函数中快速引用单元格

在函数使用时,常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引用的单元格太多、太散的话,那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷的方法吗?

 

答:遇到这种情况时,可以试试下面的方法,利用鼠标直接选取引用的单元格。具体操作如下:以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“=SUM()”,然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键,在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现,所有被选择的单元格都自动的填入了函数中,并用“,”自动分隔开。输入完成后按“Enter”键结束即可。

 

2.2.6 组合键隐藏单元格中的公式

如果要隐藏单元格中的公式,除了用系统命令外,还有什么更快捷的方法吗?

 

答:可以使用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格,然后按下“Ctrl+`”(数字“1”键左边的那个按键)组合键即可。如果要再次显示隐藏的公式,只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。

 

2.2.7 快速找到所需要的函数

函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟悉,请问有什么办法可以快速找到需要的函数吗?

 

答:对于没学习过计算机编程的人来说,系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数:假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作,可以先单击工具栏的“插入函数”按钮,在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能,如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮,在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数,在对话框最下面就会显示该函数的具体功能

 

如果觉得还不够详细,还可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。

 

2.2.8 利用“数据透视表”对工作表中

数据进行统计

对工作表中数据进行统计是经常需要的。一般情况我们都是使用菜单命令或函数来进行数据的统计的。可是如果要统计的工作表中记录很多,而且需要统计的项目也很多时,使用这种方法就显得力不从心了。请问还有什么更好的方法来实现吗?

 

答:对于一些大型的工作表文件,而且统计数据的条件比较复制的情况下,可以使用数据透视表来进行统计,这种方法不但功能强大,而且操作起来比用函数、公式简单多了。下面就来统计一个包含“操行评定”、“性别”、“姓名”等字段名称的数据文件中,操行评定各个级别中男生与女生的人数。具体操作如下:首先打开工作表,选择整个工作表数据,然后单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项。接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作。在弹出的步骤一设置对话框中的“请指定待分析数据的数据源类型”中选择“Microsoft Excel数据列表或数据库”项。在“所需创建的报表类型”中选择“数据透视表”项,然后单击“下一步”按钮。接着会弹出第二个对话框,直接单击“下一步”按钮。在弹出第三个对话框中,在“数据透视表显示位置”选择第一项“新建工作表”,最后单击“完成”按钮。然后从右边的“数据透视表字段列表”中将“性别”字段拖至“请将行字段拖至此处”;将“操行评定” 字段拖至“请将列字段拖至此处”;将“姓名”字段拖至“请将数据项拖至此处”。这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女生的数量。

 

这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中,方便随时查阅。

 

2.2.9 开启函数输入时的参数提示

平时在手动输入函数时,在输入过程中屏幕会显示一个提示条,可不知为什么现在没有了。请问该如何开启这种提示功能?

 

答:要开启函数的参数提示功能可以执行以下操作:单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“常规”选项卡,然后选择“函数工具提示”复选框即可。

 

2.2.10 矩阵型数据区域求和的快速实现

在一个比较大的工作表中,需要对输入的数据进行横向和纵向的求和,请问有什么快捷的方法吗?

 

答:对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求和,可以使用如下快捷的方法:如要对数据矩阵进行横向求和,首先用鼠标拖动操作选择整个数据矩阵,同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的“∑”按钮。这样会发现多选择的那一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样,如果要按列方向求和,则只要多选择一行;如果要同时对行和列进行求和,就多选择一行和一列,最后单击“∑”按钮即可。不过用这种方法来求和时,必须保证所有的单元格都是直接输入的数据,不能是通过函数式计算得到的数据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。

 

 

 

2.3.1 将单元格中的文本链接到图表文本框

希望系统在图标文本框中显示某个单元格中的内容,同时还要保证它们的修改保持同步,这样可以实现吗?

 

答:这个是完全可以实现的,只要将该单元格与图表文本框建立链接关系就行。具体操作如下:首先单击选中该图表,然后在系统的编辑栏中输入一个“=”符号。再单击选中需要链接的单元格,最后按下“Enter”键即可完成。此时在图表中会自动生成一个文本框,内容就是刚才选中的单元格中的内容。如果下次要修改该单元格的内容时,图表中文本框的内容也会相应地被修改。

 

2.3.2 重新设置系统默认的图表

当用组合键创建图表时,系统总是给出一个相同类型的图表。请问可以重新设置系统默认给出的图表类型吗?

 

答:要修改系统的这种默认图表的类型,可以执行以下操作:首先选择一个创建好的图表,然后单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“图表类型”选项,再在弹出的对话框中选择一种希望的图表类型,当然也可以选择自己设置定义的类型,然后单击“设置为默认图表”按钮完成即可。

2.3.3 准确选择图表中元素的技巧

图表中的元素是很多的,而且它们的位置常常连接紧密,元素的覆盖范围又小,所以用鼠标直接单击选取实在不容易选中。请问有什么更好的办法吗?

 

答:鼠标对选择图表元素实在有点不太方便,但是如果用键盘来操作就会又快又准。具体操作如下:首先利用鼠标左键双击该图表,使其处于编辑状态,然后利用上、下方向键来选择不同的元素组,利用左、右方向键在相同组的元素中选择。

 

2.3.4 利用组合键直接在工作表中插入图表

请问有比用菜单命令更快捷的方式来插入图表吗?

 

答:当然有,可以利用组合键。先选择好要创建图表的单元格,然后按下“F11”键或按下“Alt+F1”组合键,都可以快速建立一个图表。这种方式创建的图表会保存为一个以“chart+数字”形式命名的工作表文件,可以在编辑区的左下角找到并打开它。

 

除了利用组合键外,还可以利用快捷按钮来实现。系统提供的该功能的快捷按钮不是默认的显示按钮,需要自行添加。单击“工具”菜单中的“自定义”命令,然后选择“命令”选项卡,在“类别”列表中选择“制作图表”项,再在“命令”列表中找到“默认图表”项,将其拖动到工具栏的适当位置。以后只要单击该按钮就可以完成图表的创建了。该方法创建的图表和用菜单命令创建的一样,直接插入到当前工作表中。

 

2.3.5 为图表设立次坐标轴

由于数据之间的差值太大,有时在建立好的图表中几乎无法看清楚数据太小的项目。请问可以用什么办法让各个项目都清晰可见,而且又不会影响图表的结构吗?

 

答:这主要是由于坐标轴设置引起的问题,可以通过为图表建立次坐标轴的方法来解决。首先在原图表中选择该数据系列,然后单击鼠标右键,在弹出的菜单中执行“数据系列格式”命令,再选择“坐标轴”选项卡,选择“次坐标轴”单选按钮即可。

这时会发现在图表的右边多了一个新的坐标轴,该数据系列会以该坐标轴的比例来显示。为了以示区别,该系列数据会比其他数据系列粗一些。

 

2.3.6 为图表添加文字说明

为了更好地让别人理解所建立的图表,需要对图表进行一些必要的说明。请问该如何在图表中添加文字说明?

 

答:可以按以下方法来实现:首先选中该图表,然后在“编辑栏”直接输入需要添加的文字说明,完成后按下“Enter”键即可。此时在图表中会自动生成一个文本框来显示刚才输入的文字。同时还可以通过拖动操作来改变其在图表中的位置,并且可以自由地调整文本框的大小。

 

2.3.7 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据

在为工作表单元格数据绘制图表时发现,如果单元格中的数据被隐藏起来,则无法在图表中表示。请问有什么办法让图表也能绘制隐藏的单元格数据?

 

答:图表无法绘制隐藏单元格数据的原因是系统默认“只绘制可见单元格数据”。只要改变该默认设置即可。先单击选择该图表,然后单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“图表”选项卡,取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框,单击“确定”按钮完成。

 

2.3.8 为图表之间建立关联

由于实际需要,希望将工作表中的多个图表建立一种连线,用以表示它们之间的关系。请问有什么办法可以实现吗?

 

答:可以通过以下操作来实现:先执行“绘图”工具栏(如果该工具栏没有,请从“视图”菜单中的“工具栏”选择添加)上的“自选图形”工具按钮,在其下一级菜单中选择“连接符”命令,再在弹出下一级菜单中单击选择一种连接符类型。接着再移动鼠标至要建立连接的图表区,这时鼠标指针就会变成了一个中间为正方形并带有四条放射线的形状。移动鼠标到任意一个图表边界上,再单击即建立了起始连接点。再移动鼠标至另一图表,单击该图表中的任意一个小点。这样就为两个图表建立了连接。要建立其他连接,请重复以上操作。

 

2.3.9 在图表中增加数据表

为单元格数据建立图表,虽然可以非常直观地了解数据之间的相对关系和变化,但是相对我们平时常用的数据表格来说,对单个数据的描述不是很清楚。请问可以同时为单元格数据创建数据表格吗?

 

答:这是完全可以的,只要稍做设置就可以实现。先选定整个图表,并单击鼠标右键,在打开的快捷菜单中单击“图表选项”命令,在弹出的对话框中选择“数据表”选项卡。选择“显示数据表”复选框,最后单击“确定”按钮完成。

 

这样就可以在原来的图表中增加一个数据表。

 

 

 

2.3.10 在Excel绘制斜线表头的方法

需要为工作表绘制一个斜线表头的数据表,请问该如何实现?

 

答:Excel系统没有提供直接绘制斜线表头的功能命令按钮。但是我们知道,在Word中绘制斜线表头是很容易的事情,我们可以利用它,在Excel中绘制斜线表头。具体实现方法如下:首先在Word中根据需要绘制好表头,然后单击表头部分,当该斜线表头四周出现几个小圆圈形状的表结构控制点时,再执行“复制”操作,将其复制到系统剪贴板中。接下来转到Excel工作表中,选用表头单元格,再执行“粘贴”操作,将其插入单元格中。然后将鼠标移动至该表结构的右下角的控制点上,当鼠标指针变成一个斜方向的双箭头时,按下鼠标左键再拖动,调节表结构使控制点刚好和单元格的各边重合,调整好后,就可以通过改变单元格大小来随意改变表头了。这样斜线表头也就完成了。

 

2.3.11 直接为图表增加新的数据系列

如果不重新创建图表,要为该图表添加新的单元格数据系列,请问该如何实现?

 

答:其实要实现上述要求还是有很多办法的。可以利用“图表”菜单中的“添加数据”命令来直接添加。不过除了这种方法外,还可以试试用下面的方法来实现:首先选择该图表,然后单击“图表”菜单中的“数据源”命令。再选择“系列”选项卡,单击“添加”按钮,接着将光标定位在“值”文本框中,最后单击要添加新数据系列的单元格。该单元格的信息就会添加在“值”文本框中了。最后单击“确定”按钮完成即可。

 

其实有一种更简单的方法,那就是利用“选择性粘贴”来实现。先选择要增加为新数据系列的单元格,然后将单元格中数据“复制”到剪贴板上。再选择该图表,执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中选择“新建系列”单选按钮,同时设置好数据轴。

最后单击“确定”按钮完成。

 

2.3.12 更快捷的绘图方法

系统提供的绘图工具实在不好用,每次选择一个绘图按钮后,只能画一次,就算接着马上画同样的图型也要重新选择一次该工具。请问有什么办法让绘图更快捷吗?

 

答:其实系统提供的绘图操作是很方便的,如果要利用同一个工具按钮来绘制多幅图,只要用鼠标左键双击一下该按钮即可,这样就可以反复绘制了。如果要取消,只要再单击一次该按钮即可。

 

2.3.13 创建个性化的三维立体图表

利用系统默认的方法创建的三维立体图表往往达不到希望的效果,请问该如何对它进行个性化的设置?

 

答:对三维立体图表进行设置主要有两种方法。一种就是直接利用设置命令来实现。首先选择三维立体图表,然后执行“图表”菜单中的“设置三维视图格式”命令,接着会弹出一个设置对话框。

其中,左上角的两个按钮用来调节“上下仰角”,下边的两个按钮是用来调节“左右转角”的,右边的两个按钮可以用来调节“透视系数”(通过取消“直角坐标轴”得到)。或者也可以在各个输入框中直接输入相应的数值来精确调节。

 

如果觉得这样设置过于麻烦,也可以直接在图表中选择相应部分来执行拖动调整。具体实现如下:选择图表实体,移动鼠标到图表“角点”(就是那些黑色的正方形小点)上,当鼠标指针变成一个小十字形状时,按下左键并拖动鼠标就可以旋转图表了。如果按住“Ctrl”键再执行拖动,就可以观察到整图表的移动形状,调整合适后松开鼠标即可。

 

2.3.14 将工作表型图表转换成对象型图表

前面介绍的利用组合键可以创建图表,但是它是一个工作表形式的。请问可以将其以对象的形式插入到其他工作表吗?

 

答:要实现图表文件转换成对象,可以执行下面的操作:首先打开该图表文件,单击鼠标右键,在弹出的菜单中执行“位置”命令。接着会弹出一个设置对话框,在其中选择“作为其中的对象插入”单选按钮,再在下拉选择列表框中选择要插入到的数据工作表名称。

最后单击“确定”按钮即可。同时利用该命令也可以将对象型图表转换为工作表型图表。

 

 

 

2.4.1 快速为工作表重命名

如果要更改工作表的名字,一般都是利用“重命名”命令来完成的。请问还有其他快速的方法吗?

 

答:其实只要用鼠标左键双击工作表标签名称,然后就可以直接输入新的名称了。

 

2.4.2 自定义自动排序类型

系统能够自动为其自带的数据类型(如星期、季度等)进行排序。请问如何让自己定义的数据类型实现自动排序?

 

答:要让系统自动排序我们自己定义的数据类型,可以将该类型添加到系统中。操作方法如下:先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“自定义序列”选项卡,在“自定义序列”列表框中选择“新序列”项,再在“输入序列”列表框中按顺序依次输入新序列。如我们可以为设置一个奖项的序列:特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、鼓励奖。每输入完一项后,按回车键转到下一行再输入第二项。

 

最后单击“添加”按钮即可。这样就可以在左边的序列列表框中找到刚才添加的序列了。它将和系统自带的序列一样实现自动排序。

 

2.4.3 多窗口方式浏览工作表

在实际应用中,常常为在一个大工作表文档中比较两个单元格数据而烦恼,因为要频繁地在各个单元格位置之间进行切换。如果能够对同一个工作表文档多开几个窗口就好了。请问可以实现吗?

 

答:这是完全可以的。按以下操作即可实现:移动鼠标到工作表窗口右边的滚动条上的黑三角形按钮上方的小横杠上,当鼠标变成一个中间为一个“=”符号,纵向为两个小箭头时,双击鼠标左键,这时当前窗口就会被横向的分隔成两个独立的部分。这两个窗口显示的都是同一个工作表,这样就可以在两个窗口中分别进行操作了,再也不要在一个窗口中来回地查找不同的单元格了。其实开始那个小横杠就是我们的文件横向分隔按钮。当然有横向分隔自然就有纵向分隔了。在水平滚动条最右边也有一个同样的分隔条,执行用鼠标左键双击后,就可以将窗口纵向分成两个独立的部分。如果在横向分隔的基础上再执行纵向分隔就可以将当前窗口分成四个独立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠标左键双击分隔条即可重新恢复单窗口模式。

 

2.4.4 给单元格重新命名

在函数或公式中引用单元格时,一般都用字母加数字的方式来表示单元格,如“A1”表示第一行第一个单元格。请问可以用其他方式来替单元格命名吗?

 

答:用数字和字母的组合来命名单元格只是系统默认的一种方式而已,还可以用以下方法来为单元格命名。首先选择要命名的单元格,然后在工作表左上角的“名称”框中输入希望的新名字,如可以输入“一号”,然后按下“Enter”键结束。这样下次就可以用这个名称来引用该单元格了。

 

2.4.5 快速切换工作簿

如果在Excel中打开多个工作簿文件后,要切换到另一个工作簿就必须先最小化当前工作簿。显然这样是很麻烦的。请问有什么办法来更好的解决呢?

 

答:其实要解决这个问题,只要让每一个工作簿都在系统的任务栏显示就行了。具体实现如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的菜单中选择“视图”选项卡,然后单击选择“任务栏中的窗口”前的复选框。最后单击“确定”按钮即可完成,如图2-27所示。

这样就可以直接在系统任务栏中单击对应的工作簿来直接切换了。

 

 

 

2.4.6 使用大图标来显示工具栏按钮

由于特殊原因,希望系统的工具栏按钮变大一点,这样单击起来更方便。请问该如何实现?

 

答:可以利用系统提供的辅助设置功能来实现。具体操作如下:单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡,单击选择“大图标”复选框,如图2-28所示。

最后单击“关闭”完成即可。不过需要注意的是,这项设置对其他的Office程序都会起作用。也就说Word、Access等系统的工具栏都会被变大。

 

2.4.7 在工具按钮之间设置分隔线

工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开,请问可以在每一个工具按钮之间设置分隔线吗?该如何操作?

 

答:要为工具按钮之间设置分隔线是很简单的。先按住“Alt”键,然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮,松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线,只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。

 

2.4.8 巧妙实现依据三个以上关键字

对数据排序

系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序,该如何实现?

 

答:虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序,但是我们可以利用设置排序关键字的优先级,通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序。具体操作如下:首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项,依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字,然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字,进行2次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止,我们就巧妙的实现了对三个以上关键字的排序操作。

 

2.4.9 自定义数据类型隐藏单元格值

在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式,现在想隐藏单元格输入的数据,该如何实现?

 

答:隐藏单元格的值和隐藏公式基本操作相同。先选中要隐藏数据的单元格,然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。再在弹出对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”项,接着在“类型”文本框中输入“;;;”(三个分号)。单击“确定”按钮返回即可。

 

 

 

2.4.10 完整显示工具栏按钮

工具栏的按钮一行无法完全显示,请问如何才能完整显示整个工具栏。

 

答:可以单击“工具”按钮中的“自定义”命令,再选择“选项”选项卡,然后单击选择“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框即可。或者也可以直接移动鼠标到工具栏的空白处,然后按住鼠标左键,拖动工具栏到下一行即可。

 

2.4.11 让工具按钮直接显示文字提示

工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的,有许多都看不懂,请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗?

 

答:当然,可以执行以下操作来实现:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,再选择“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮(或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮),在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。

 

2.4.12 隐藏工作表中的网格

希望隐藏工作表中网格线,请问有什么快捷的方法吗?

 

答:可以在工具栏上添加“切换网格”按钮来快速实现。添加该按钮的操作如下:单击“工具”菜单下的“自定义”命令。再单击“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“窗体”项,再在“命令”列表框中找到“切换网格”,将它拖放到工具栏上适当位置。以后单击该按钮就可以隐藏或显示单元格的网格线了。

 

2.4.13 依据单元格数据调整列宽

在数据输入过程中,如果数据长度太长,而不想换行,我们一般都是通过拖动操作来调整列宽的,可是遇到下一个超出宽度时,又要来调整。难道就不能让单元格自动适应数据长度吗?

 

答:其实大可不必一个一个调整列宽来适应数据长度,可以一直输入完所有的数据,最后选择该列,移动鼠标指针到列的右边界处,当指针横向是一个双箭头的黑色十字状时,双击鼠标左键。这样系统就会自动调整列宽以保证该列中数据长度最长的单元格也能完整显示数据。该方法同样适用于行高的自动调整。

 

2.4.14 将Excel文档插入IE页面中

希望将Excel数据文档直接在 IE中浏览,该如何操作?

 

答:系统提供了专门的功能键来完成该操作。只要按下“F12”键,在弹出的“另存为”对话框中选择保存文件类型为Web页(即HTML文件),就可以将当前工作表数据文档加入Web页中来浏览。

 

2.4.15 快速设置单元格边框

在系统中一般都是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的,这样做显得很繁琐,请问有什么更快捷的办法吗?

 

答:在新版的Excel中,系统专门新增加了一个“边框”设置工具条来解决这个问题。可以通过单击“视图”菜单中的“工具栏”选项下的“边框”命令来调出该工具条。

该工具条中有“绘制边框”、“绘图边框网络”、“擦除边框”工具按钮。我们可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等。

 

2.4.16 自定义工具栏工具按钮或

菜单栏的显示图标

系统工具栏中工具按钮以及菜单中的命令项一般都用专门的图标来表示。请问可以自己修改这些图标吗?该如何操作?

 

答:这些图标一般都是系统默认的,但是还是可以修改的。可以通过以下操作来更改:先单击“工具”菜单中的“自定义”命令,再选择工具栏上需要更改的工具图标按钮,用鼠标右键单击,在弹出的菜单中选择“更改按钮图像”选项。在弹出的图像选择列表中选择一个满意的图标即可。更改菜单中的图标和上述方法基本相同。

 

不过这种方法还只能利用系统提供的其他图标来替换现有的图标。我们还可以自己绘制编辑图标,让图标更有特色。要编辑图标,可以选择“编辑按钮图像”命令,这样会弹出一个编辑图标的设置对话框。

 

在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色。这样编辑以后可以得到一个感觉完全不同图标。

当然还可以将其他的图像设置为工具按钮的图标。具体实现过程如下:先用第三方图形程序打开(如Photoshop之类的)并编辑好(最好保证图像大小和系统默认的大小 16 x 16 个像素相同,如果图片太大可能会发生扭曲,或者根本无法通过后面粘贴操作)。然后再执行复制操作,将该图像复制到系统剪贴板(图形的格式最好是位图或图片格式)。然后再按前面所述方法操作,最后在弹出的菜单中选择“粘贴按钮图像”选项即可。

 

如果对图标的更改不满意,可以单击“恢复按钮图像”命令来恢复系统默认图标。

 

2.4.17 将意外情况造成的数据丢失

减少到最低

因意外情况(如断电,死机)而来不及保存操作造成的数据丢失情况是时有发生,请问有什么软件的方式来解决该问题吗?

 

答:首先用软件的方法是无法彻底地解决该问题的。但是我们可以通过设置“自动保存”功能来将这样造成的损失降到最低。具体实现如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“保存”选项卡,选择“保存自动恢复信息”复选框。在后面的时间间隔设置框中,可以将自动保存的时间间隔设置得尽可能的短,来将数据丢失减少到最小。

 

2.4.18 将单元格内容以图片格式

插入Word文档

在前面介绍了如何将Word文档内容以图片格式插入单元格中,现在需要将单元格内容以图片形式插入到Word文件中。请问该如何实现?

 

答:可以通过以下方法来实现:首先选择要转换成图片的单元格,然后按下“Shift”键,再执行“编辑”菜单中得“复制图片”命令,在弹出的“复制图片”对话框中选择“如屏幕所示”和“图片”功能项。

然后再单击“确定”按钮。随后在打开的Word文档中,利用“粘贴”命令直接将图片粘贴到适当位置即可。

 

2.4.19 让单元格数据变得更醒目

如果工作表的数据太多太密集的话,浏览或查找就显得格外吃力了。请问有什么办法可以加强单元格数据的显示效果吗?

 

答:的确是这样。在这种情况下可以通过为部分单元格设置阴影让数据变得更醒目。实现方法如下:首先选中需设置阴影间隔效果的单元格,再单击“格式”菜单中的“条件格式”命令。在弹出的对话框中,在“条件1”下拉列表中选择“公式”项,并在右边文本框中输入“=MOD(ROW(),2)=0”。

再单击“格式”按钮,在弹出的对话框中选择“图案”选项卡,在调色板中选择喜欢的背景色,最后单击“确定”按钮完成。再看看我们的单元格数据,是不是清晰很多了呢?

 

2.4.20 自由设置工具栏中下拉列表的宽度

请问工具栏中的下拉列表的宽度可以改变吗?该如何操作?

 

答:当然,可以通过以下方法来实现:单击“工具”菜单中的“自定义”命令。然后在工具栏中单击需要更改的下拉列表框,移动指针至列表框的边缘处,当指针变成一个黑色的双箭头时,执行拖动操作就可以增加或缩小列表框宽度。

 

2.4.21 菜单一次性完整展开

为什么每次打开系统的菜单时,总是无法一次性全部显示菜单的命令,总是要单击展开按钮后才能看到全部命令项。有什么办法可以让菜单完整展开吗?

 

答:可以通过以下设置来实现:单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡。单击选择“始终显示整个菜单”复选框。这样系统将自动完整展开整个菜单项了。

 

2.4.22 自定义单元格的移动方向

一般在输入数据时,每次按下回车键后,系统都会自动转到该列的下一行,这给按行方向输入数据带来了很大不便,请问可以更改单元格的这种自动移动的方式吗?

 

答:当然,可以按自己的需要来随意更改这种移动方向。具体实现方法如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再在弹出的对话框中选择“编辑”选项卡。在“按Enter键后移动”项后面的下拉列表框中,有四种方向可以选择,根据实际需要选择就行,如图2-34所示。

最后单击“确定”按钮完成。

 

2.4.23 更改工作表个数

当我们新建一个工作簿文件时,该工作簿都会自动建立名称为sheet1、sheet2和sheet3三个工作表。请问可以更改工作表数目吗?

 

答:这是完全可以的。先单击“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“常规”选项卡。找到“新工作簿内的工作表数”项,你可以在其后面的列表框中设置你需要的工作表数目,不过最大只能建立255个。

同时还可以自定义打开的工作表中默认的字体和字号大小等信息,这样可以免去为同样格式的工作表重复多次进行格式设置操作

 

 

 

2.4.24 更改系统打开和保存的默认路径

不希望将数据文档保存在系统提供的默认路径下,可是每次执行“打开”或“保存”命令时,系统都是自动转到默认的路径下。请问有什么办法更改默认路径吗?

 

答:这是完全可以的。你可以按上一条(2.4.23)技巧操作,在对话框中,在“默认文件位置”后面输入希望的完整保存路径。最后单击“确定”按钮完成即可。该设置同时对“打开”命令起作用。

 

2.4.25 让文件随系统的启动自动打开

每次编辑文件时,都要从“文件”菜单中执行“打开”操作,请问可以让要编辑的文件在系统启动时就自动打开吗?

 

答:要自动打开某文件,可以有多种方法来实现。首先你可以将要打开的文件保存到Office的安装目录下的“XLStart”文件夹中。这样它就会随系统而自动启动。如果不想更改文件保存的目录,还可以通过系统设置来实现:单击“工具”菜单中的“选项”项,再选择“常规”选项卡。然后在“启动时打开所选项中的全部文件”文本框中输入该文件保存的完整路径。最后单击“确定”按钮完成即可。系统会自动打开该目录下的所有文件。

 

 

 

2.4.26 放大显示工作表

在前面我们知道了如何将工具栏按钮放大,可是工作表的数据却没有变大,请问可以放大显示数据区域吗?

 

答:可以用工具栏上的“显示比例”框来按比例缩放工作表的数据区域。在“显示比例”的下拉列表框中,可以根据需要选择放大的倍数,最大可以放大到400%。也可以直接在“显示比例”框中输入所需的显示比例。而且该缩放操作并不影响打印的效果,不用担心打印时会变大。

 

2.4.27 同时打开相关联的所有工作簿

在数据输入或处理时,常常可能要参考其他数据文件中的内容,这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件时就自动打开这些相关联的数据文件吗?

 

答:可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作簿组成一个工作区,只要将该工作区打开,系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法如下:首先打开所以的工作簿文件,再执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令,输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。

 

2.4.28 保护Excel文件

请问在没有其他加密软件时,如何给比较重要的数据文件设置简单的保护呢?

 

答:系统提供了简单的数据文件加密功能。单击“工具”菜单下的“保护”项中的“保护工作表(簿)”命令,然后在弹出的对话框中输入文件密码。这样别人就无法看到该数据文件了。如果要取消密码,可以执行“保护”项下的“撤销工作表(簿)保护”命令。

 

2.4.29 从工作表中获取样式

希望将别人工作表的样式应用到自己的文件中,请问有什么办法快速实现吗?

 

答:可以通过以下操作直接从该工作表中获得样式。首先打开源工作簿和目标工作簿,然后在目标工作簿中单击“格式”菜单中的“样式”命令,在弹出的对话框中,可以选择需要的样式中包含的具体项目,如对齐方式、字体、边框等等,选择好以后就单击“合并”按钮。

这时在弹出的对话框中,在“合并样式来源”列表框内会包含有刚才打开的工作表名称,直接选择它,最后单击“确定”按钮就完成了样式复制了。

 

2.4.30 浏览数据内容时让标题始终可见

如果工作表中数据列超过一屏,当我们利用滚动条来浏览数据时,该数据文件的行标题或列标题就无法在下一屏显示,也就是只看到数据,无法知道数据的具体意义,这样是很不明了的。请问有什么办法可以让标题栏始终可见吗?

 

答:可以通过“冻结窗格”来使标题栏固定不动。首先选择整个标题栏,然后执行“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令,这样标题栏就不会随着翻页无法看到了。

 

2.4.31 更改系统的菜单弹出方式

一个追求个性化和新鲜感的人很不喜欢系统千篇一律的菜单弹出方式。要是能够自己定义出多样的菜单弹出方式就好了,如何做到呢?

 

答:其实系统早就准备了多种菜单的弹出方式,可以执行如下操作来实现:单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡,在“菜单的打开方式”项旁的下拉列表框中列出了多种弹出方式,可以根据喜好来选择。

如果是一个喜欢新鲜感的人的话,最好选择“任意”项。这样每次弹出菜单时,系统都会随机的在其中选择一种弹出方式,随时随地给你不同的感觉。

 

2.4.32 复制单元格的格式设置

在对多个单元格进行相同格式设置时,我们一般都是先选择所有的单元格(如果单元格是不连续,可以按住“Ctrl”键再一一选择),然后再进行格式设置,可是有时候我们根本就不能完全确定究竟哪些单元格要进行相同的格式设置,是不是就只有重复多次相同的设置操作呢?

 

答:其实遇到这种情况也用不着一个一个地来操作。利用“格式刷”按钮,可以非常方便快速地完成该设置。首先选择已经完成格式设置的单元格,然后单击“格式刷”按钮,接着再移动到其他需要相同设置的单元格上,执行拖动操作即可。如果需要设置的单元格比较多,为了避免反复地单击“格式刷”按钮,可以一开始就用鼠标左键双击该按钮,再对其他单元格执行操作。完成后只要再次单击该按钮即可取消“格式刷”模式。

 

其实除了利用“格式刷”来进行格式设置外,我们还可以利用“选择性粘贴”命令来直接复制单元格的格式。具体操作如下:先选择已经设置好的单元格,然后执行“复制”命令,再选择需要相同设置的目标单元格,接着执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“格式”单选按钮。

 

最后单击“确定”按钮即可完成格式的复制。

 

2.4.33 自动为数据修改建立备份

在对工作表数据进行修改时,当修改完成后,可能会觉得不是很满意,希望重新再来过,可以说这时已经很难恢复原来的数据了。如果每次都手动通过“复制”操作来建立备份也实在是太麻烦了。请问可以让系统自动在每一次修改前建立文件备份吗?

 

答:可以通过以下设置实现上述需求:首先打开目标工作表,然后执行“另存为”命令,在弹出的对话框中单击“工具”按钮,在其下拉选项菜单中选择“常规选项”项。接着在弹出的对话框中单击选择“生成备份文件”复选框。

 

同时还可以设置该文件的“打开的权限密码”和“修改权限密码”,不过该密码对备份的文件无效。单击“确定”按钮返回后,再输入保存的文件名,在文件类型中可以选择“工作簿”作为文件类型。最后设置好保存的目录后单击“保存”按钮完成。这样以后每次要对修改后的文档执行保存操作前,系统会自动在同一目录下生成一个备份文件,用于保存修改前的数据。这样在需要对修改后的文件恢复原状时,就可以直接从备份文件中得到原来的数据内容了。

 

2.4.34 显示字体的效果示范

在设置字体时,常常会因为不知道该字体的具体效果而苦恼。请问可以在选择字体时,让系统自动给出该字体的效果示范吗?

 

答:这个是完全可以实现的。具体操作如下:单击“工具”菜单下的“自定义”命令,在弹出的对话框中选择“选项”选项卡,选择“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框即可。这样在选择字体时就可以看到该字体的实际效果了。

 

2.4.35 随时随地应用你的个性化设置

通过前面的知识,对系统的编辑环境进行了许多个性化的设置,可是如果重新安装系统或换到别的电脑工作环境下,就要重新进行设置或无法适应了。难道就没办法来保存这些自定义的设置吗?

 

答:自定义的设置信息是可以保存的,它都是由一个叫“Excel10.xlb”的文件来存储。该文件的存放位置因操作系统不同而稍有变化:

 

在Windows 98系统中的对应位置是:“系统盘符”:WindowsApplication DateMicrosoftExcel文件夹下。

 

在Windows XP 系统中的对应位置是:“系统盘符”:Documents and Settings“用户名”Application DataMicrosoftExcel 文件夹下。

 

只要先将该文件备份,在需要时利用“复制”操作将其恢复到对应位置即可。如果在使用其他人的电脑时,记得先将原文件备份,这样使用完后可以恢复其原来的设置。

 

 

 

2.5.1 实现多个工作表直接一次打印

在打印数据文件时,一般都是先选择数据文件然后再执行打印操作,可是如果有多个工作表需要打印时,请问可以一次操作来完成吗?

 

答:这个是没问题的,可以利用“Ctrl”键,然后单击工作表标签选择所有要打印的数据工作表,然后再执行打印操作即可。不过需要注意数据文件的大小,如果太大,造成打印机内存不够而出错就得不偿失了。

 

2.5.2 打印工作表中的部分数据

如果不需要打印整个工作表数据,而只需要打印其中的部分数据,请问可以实现吗?

 

答:当然,可以按以下操作:先打开工作表文件,然后选择需要打印的数据区域或者按住“Ctrl”键来选择分散的数据单元格。接着单击“文件”菜单中的“打印区域”项下的“设置打印区域”命令。这时刚才选择的单元格边框会变成虚线,然后直接单击“打印”按钮执行打印即可。

 

 

 

2.5.3 如何避免错误提示信息被打印

在打印工作表时,由于一些不可避免的原因,常常会把一些错误的提示信息也打印出来。请问如何避免打印出这类错误信息?

 

答:可以进行如下设置来避免这类错误的发生:先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,在弹出的对话框中选择“工作表”标签。再在“错误单元格打印为”项后面的下拉列表框中选择“空白”项。

 

这样即使有错误,提示信息也不会打印出来。

 

2.5.4 在每页中都打印出表头

在打印有多页的数据表格时,请问如何只做一次设置就可以在每页中都打印出数据表的标题栏?

 

答:如果要实现每页都打印出表格的表头,可以通过“页面设置”进行设置。具体操作如下:打开要打印的文件,然后执行“文件”菜单中的“页面设置”命令。在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡,可以直接在“顶端标题行”直接输入“$X:$Y”(X和Y分别表示文件标题的起始行和结束行,如果标题栏只设置了一行,则直接输入“$1:$1”即可),或者也可以直接用鼠标在工作表区域选择标题栏单元格区域。最后单击“确定”按钮完成设置。然后就可以直接打印了。

 

2.5.5 完整打印出超过页面宽度的数据表

由于数据表中的内容项目比较多,所以页面宽度超过了纸张的宽度,以致无法打印出完整的数据表。请问在不加大纸张宽度的情况下,该如何实现数据表的完整打印。

 

答:可以通过缩小页面的打印比例来实现打印出完整的数据表。具体操作如下:在当前工作表编辑窗口,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,再选择“页面”选项卡,然后在“缩放比例”项后面的调整框中设置缩放比例。

同时可以通过“打印预览”按钮来查看调整的效果,直到调整到合适的比例即可。

 

 

 

2.5.6 请问如何隐藏单元格值而只打印公式

有时不需要打印出单元格的值,而只要打印出求值的公式。请问该如何直接打印出数据单元格中的公式?

 

答:只要将数值隐藏起来,而只显示公式即可实现,具体操作如下:首先单击“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“视图”选项卡,单击选择“公式”复选框,最后单击“确定”按钮完成。这样所有含有公式的单元格都会隐藏其值而只显示公式。

 

除了通过系统设置来实现公式的显示外,还可以直接利用组合键来实现。在当前工作表中,直接按下“Ctrl+`”组合键(‘`’键是数字1键的左边的键)就可显示单元格中的公式。如果再按一次该组合键,又可以恢复显示单元格值,这样更快捷灵活。

 

 

 

2.5.7 按连续页码打印多个工作表文件

在打印工作表时,每一个工作表都作为一个独立实体文件来打印的,页码的编制也是独立的。请问可以将多个工作表按一套页码编号,将它们打印成一份文件资料吗?

 

答:可以通过以下设置来实现:单击“文件”菜单中的“页面设置”命令。在弹出的对话框中选择“页眉/页脚”选项卡,然后根据需要选择“自定义页眉”或“自定义页脚”,分别设置好页码的形式。再单击第二个命令按钮,这时在最右边的框中会自动添加“&[页码]”字样,然后在该字样后输入“+X”(X表示前面将打印出的总页码值)。

如果有多个工作表,则重复上述操作,不过要注意“X”值的动态变化性。这样就可以实现页码的连续编号了。

 

2.5.8 打印工作表的图表

请问该如何实现把插入的图表也可以打印出来?

 

答:可以通过以下设置来实现:先选择该图表,然后用鼠标右键单击,在弹出的菜单中选择“图表区格式”选项,再在弹出的对话框中选择“属性”选项卡,最后单击选择“打印对象”复选框即可。

2.5.9 在已经设置好表格的纸张上

打印部分数据

要将工作表中的部分数据打印到已经设置好表格的纸张上,请问可以实现吗?该如何操作?

 

答:首先按照该表格格式在系统中制作出基本大小相同的表格,然后将数据表中的数据填入对应单元格中,然后设置好当前页的页面,保证和原稿的页面基本相同。接下来执行“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“视图”选项卡,单击取消选择“网格线”复选框。最后放入纸张执行打印即可。

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